Heco Contabilidade logró unificar en un único canal oficial la atención de sus 21 colaboradores, organizando la comunicación con los clientes gracias a la simplicidad de Whaticket.
1. Contexto
Sobre Heco Contabilidade
Heco Contabilidade es un estudio contable especializado en atender a prestadores de servicios médicos. Su equipo está formado por 21 personas, 19 de ellas utilizan Whaticket para gestionar la comunicación con los clientes.
Según cuenta Adriana, la empresa fue una de las primeras clientas de Whaticket, posiblemente la primera, aunque no lo recuerda con certeza, todavía en la etapa de prueba de la herramienta, gracias a la relación de confianza con Cássio, quien en ese momento estaba creando el proyecto.
Hoy, la empresa administra, en una única cuenta, la atención de dos empresas: el estudio contable y una empresa de BPO financiero.
“Ya se volvió parte de nuestra rutina. Ni siquiera recordamos cómo era no tener Whaticket.” — Adriana Castro, Socia de Heco Contabilidade
2. Desafío
Seis números, un mismo cliente confundido
Antes de Whaticket, cada área de Heco Contabilidade —fiscal, contable, financiera, impuesto sobre la renta, personal y legalización— atendía a los clientes desde su propio número de WhatsApp: seis en total. Un mismo cliente podía recibir mensajes de distintos sectores al mismo tiempo, sin que nadie tuviera visibilidad real de lo que se estaba conversando.
Además, WhatsApp Web solo permitía una sesión activa a la vez: cuando un colaborador se conectaba, se caía el acceso de los demás.
Canal: 6 números de WhatsApp, uno por departamento
Control: Sin visibilidad de las conversaciones con cada cliente
Equipo: Un colaborador conectado hacía que los demás perdieran el acceso
“Era una locura: el cliente quedaba muy confundido, porque mucha gente le hablaba al mismo tiempo, y nosotros perdíamos el control de lo que se estaba enviando.”
— Adriana Castro, Socia
“WhatsApp Web tenía que estar conectado en una única computadora. Si otro colega necesitaba usarlo, se caía el acceso del otro y se generaba una confusión.”
— Adriana Castro, Socia
3. Solución
Un único canal, con total visibilidad de la operación
Con Whaticket, Heco Contabilidade centralizó la atención de cada empresa en un único número oficial de WhatsApp, organizado por departamentos. Un chatbot simple deriva cada conversación al área correspondiente, sin perder la atención humana que los clientes valoran, y cada sector visualiza solo las conversaciones bajo su responsabilidad.
Mensajes automáticos
Tiempo optimizado
Gracias a la derivación y a la configuración del chatbot en Whaticket, Heco logró organizar sus conversaciones sin reemplazar la atención humana.
Coordinación
Equipos organizados
Distribuir responsabilidades y organizar la atención por departamentos aportó mayor claridad a la coordinación del equipo. Ahora, cada sector visualiza solo las conversaciones bajo su responsabilidad, con transferencia entre áreas cuando es necesario.
Contexto
Más visibilidad para las conversaciones
Sin un historial de conversaciones y documentos, Heco perdía el contexto y no lograba identificar qué atenciones ya habían sido resueltas o respondidas. Con Whaticket, toda la información queda almacenada y disponible para cualquier colaborador del equipo.
Profesionalismo y credibilidad
Atención
Desde que empezó a usar Whaticket, Heco pasó a gestionar el estudio contable y la empresa de BPO financiero en una única cuenta, transmitiendo mayor profesionalismo y garantizando que ninguna conversación quede sin respuesta ni ningún cliente sin atención.
Claridad
Dashboard de atención
Con las funciones de gestión y seguimiento de Whaticket, Heco pasó a tener una visión más amplia de la operación y de todo lo que sucede en cada conversación. Hoy, la empresa revisa mensualmente la carga de trabajo por colaborador y por equipo, garantizando mayor claridad en la gestión.
“Hoy ya avisamos: tienes un único WhatsApp para hablar con nosotros.”
— Adriana Castro, Socia
4. Resultados
Desde que Heco Contabilidade adoptó Whaticket, el equipo logró:
La centralización en un único canal le devolvió a Heco Contabilidade la visibilidad y el control de la operación. Adriana revisa mensualmente, desde el dashboard, cómo se distribuye la atención entre los colaboradores, para identificar sobrecargas a tiempo. El cliente, por su parte, sabe que existe un único número oficial para hablar con la empresa, algo que también brinda mayor seguridad frente a la clonación de números, cada vez más común en el mercado.
La llegada de nuevos colaboradores también se volvió más simple: como la experiencia es parecida a la de un WhatsApp común, el equipo ya puede comenzar a operar en pocos días.
Canal: de 6 números a 1 número oficial por empresa → + confianza, + organización
Control: historial completo y dashboard mensual → + visibilidad, + mejora continua
Equipo: departamentos y distribución de chats → + productividad, + rápida adaptación
19 de 21 colaboradores utilizan Whaticket en la atención · 2 empresas gestionadas en una única cuenta.
“Después de Whaticket, sentimos que podemos gestionar y hacer seguimiento de las conversaciones con los clientes. Eso transformó realmente nuestra operación.”
— Adriana Castro, Socia
