Cómo automatizar o programar mensajes de WhatsApp
Enviar recordatorios, avisos de pagos, notificaciones sobre cambio de horario, renovación de stock, etc, no tiene porqué ser una tarea pesada y aburrida que nos quite gran parte del día. A menos que quieras seguir apegado a procesos ambiguos, lo mejor que puedes hacer es aprender cómo automatizar o programar mensajes de WhatsApp y lograr que la tecnología trabaje por ti.
Es necesario precisar que la función de automatizar mensajes de WhatsApp no es nativa de la app de mensajería. Por tal motivo, para poder usarla necesitas contratar los servicios de un CRM, una herramienta con múltiples funciones orientadas a potenciar la comunicación de tu empresa. Descubre más continuación.
Cómo automatizar o programar mensajes de WhatsApp
El público en plataformas digitales quiere servicios cada vez más rápidos y eficientes, pero sin deshumanizar este proceso. El cliente 2.0 es todo un desafío para las ventas. Pero no temas, hay herramientas que te pueden ayudar con esto a través de funciones que te permitan automatizar mensajes de WhatsApp. Te explicamos cómo hacerlo:
Define el mensaje que deseas enviar
Lo primero debe ser diseñar ese texto que quieres hacer llegar a tu público. En este paso es bueno que te preguntes: ¿Qué quieres comunicar? ¿Cómo quieres hacerlo? ¿Cuándo quieres que suceda? Luego haz un borrador en un documento que puedas editar o compartir con tus colaboradores para hacerlo más efectivo. Al final será tan sencillo como copiar y pegar en la ventana de envío.
Por ejemplo, si tu negocio es una clínica o centro de tratamientos estéticos, es posible que quieras enviar de forma automática el recordatorio de una cita, o la cancelación de la misma; o en caso de que vendas productos, es posible que quieres difundir cuando tengas descuentos, o hayas renovado el stock en tu tienda. Recuerda siempre utilizar emojis, imágenes u otras herramientas para hacer que tu texto sea más cercano para el cliente.
Abre WhatsApp Business
Como mencionamos anteriormente, programar mensajes de WhatsApp no es una función nativa de la app de mensajería. Por tal motivo debes tener instalado WhatsApp Business y además contratar un servicio CRM que te permita configurar con quiénes te quieres comunicar, así como precisar el día y la hora en que quieres que le llegue tu información.
Si no tomas esta ruta, solo podrás configurar mensajes de ausencia, bienvenida y respuestas rápidas.
Elige tus contactos
Hay mensajes que quizás le quieres enviar a todos tus contactos, o, por el contrario, que simplemente quieres hacer llegar de forma segmentada. Un CRM también te puede ayudar en el proceso de gestionar tu audiencia por su nivel de fidelidad, interacciones, si son nuevos clientes o simplemente quieres enviarles un recordatorio a alguno en específico.
Lo ideal es que escojas a quienes de verdad le puede interesar tu información. Por ejemplo, si quieres premiar la fidelidad de un grupo de clientes, probablemente esperas que te pregunten más al respecto, de cómo lo harás o cómo les beneficiará; caso contrario con un usuario nuevo, que quizás no entienda el motivo de tu mensaje y simplemente prefiere ignorarte.
Verifica la información que quieres enviar
Nunca está de más verificar el mensaje que deseas hacer llegar. Recuerda sonar lo más cordial posible y utilizar un lenguaje sutil –nada técnico–, emojis y un llamado a la acción inteligente.
Programar mensajes de WhatsApp
Llegó el momento del paso final: programar mensajes de WhatsApp. Es muy sencillo gracias a los CRM, que buscan que sus funciones sean instintivas. En el caso de plataformas como Whaticket, encontrarás que justo en el momento que ya hayas escogido tus contactos y vayas a enviar tu texto, al lado del botón de “Enviar” encontrarás un calendario que te permitirá ejecutar esta función.
En el calendario podrás programar el día y la hora en que quieres hacer llegar tu mensaje. Cabe destacar que debes considerar que tu información llegará a tus contactos con un intervalo de 30 a 60 segundos entre cada uno. Esto quiere decir que, si programaste para enviar algún dato a 10 contactos a las 02:00 pm, más tardar a las 02:10 pm le llegará la información al último destinatario.
Por tal motivo se recomienda que, para recordatorios de pagos, citas, campañas o información en general, programes el envío de tus mensajes con un día de anticipación. O por lo menos varias horas antes para asegurarte de que a todos les haya llegado la información antes de la hora prevista.
Consejos para programar mensajes de WhatsApp
Ahora que ya sabes cómo automatizar o programar mensajes de WhatsApp, te ofrecemos tres consejos para que lo hagas de forma adecuada y garantizar una correcta atención al cliente:
Es importante tener la autorización de tus clientes
La app de mensajería de Meta tiene políticas estrictas en contra del envío de spam. No te conviene que WhatsApp te considere de esta forma o, en el peor de los casos, pierdas la cuenta. Por ello, el consejo es que siempre preguntes a tus potenciales clientes si están de acuerdo con recibir notificaciones o información relevante de tu negocio en un futuro.
Define la franja horaria
Es importante que envíes tus mensajes en el momento más oportuno. Esto se debe a que muchos pueden tomar a mal recibir un texto que no esperan a altas horas de la noche o muy temprano un fin de semana. Pensar en cómo puede garantizar que la información no sea ignorada te permitirá maximizar los resultados de tu estrategia.
Personaliza tus mensajes
A los clientes les desagrada sentir que están hablando con máquinas, o que no hay personal humano detrás de cada acercamiento. Incluso, hay países que tienen reglas y leyes estrictas sobre la atención al cliente, por lo que siempre debes diseñar tus mensajes lo más cercanos posibles a tu audiencia. Siempre utiliza un lenguaje respetuoso y amable.
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La automatización de WhatsApp se traduce en más conversiones, tal como afirman las estadísticas y la experiencia de muchos usuarios de WhatsApp Business. Para que las ventas de tu negocio fluyan, usa un CRM como Whaticket para traer orden, control y simplificar la atención al público.
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