8 tipos de respuestas rápidas para WhatsApp que debes crear

¿Quedan muchos chats sin responder al cerrar la jornada? Atender todas las conversiones no es tanto una cuestión de habilidad, sino de atajos y trucos. Cuando son cientos los mensajes que llegan a tu chat, no hay manos veloces que valgan, las respuestas rápidas para WhatsApp serán la única alternativa para aportar fluidez a la relación con tus clientes y escapar del estrés de responder mensajes 24/7. ¿No sabes cómo usarlas? En este post te enseñamos. 

8 Ejemplos de respuestas rápidas para WhatsApp Business 

Primero, lo primero ¿No estarás confundiendo las respuestas rápidas para WhatsApp con las respuestas automáticas de los bots? ¿Verdad? Las respuestas rápidas están siendo enviadas por el equipo humano en tiempo real, con la diferencia de que estás ya fueron redactadas, es decir, solo se está copiando y pegando la misma información. 

Los chatbots, por su parte, envían las respuestas preelaboradas que diseñamos de forma inteligente, y es capaz de discernir, por sí solo, cuál de todas ofrecer para cada consulta. Ahora, que ya entiendes la diferencia, veamos algunos ejemplos de respuestas rápidas para WhatsApp Business. 

#1 Bienvenida/Ausencia: Hemos recibido tu mensaje

Se trata del primer mensaje que enviamos, por lo tanto, no tiene por qué variar para cada cliente. Tener esta respuesta rápida prediseñada reducirá mucho el tiempo de espera y agilizará más la atención. 

En caso de que ese primer mensaje llegue cuando no puedes responder, puedes incluir el mensaje de ausencia en tu bienvenida. Así tu cliente sabrá que en breve será atendido por tus asesores, o que su mensaje no ha sido olvidado, ni ha pasado desapercibido. 

Ejemplo de respuestas rápidas de bienvenida:

“¡Bienvenida a {tu negocio}!   Mi nombre es {Nombre del agente}, estaré atendiendo tu compra el día de hoy . Por favor, indícame en qué puedo ayudarte. 

Si deseas un producto puedes enviarme detalles o fotos del mismo, para agilizar la atención. 

Ejemplo de respuesta rápida de “hemos recibido tu mensaje”:

“¡Gracias por escribir a {tu negocio}!  Déjanos conocer tu duda o solicitud.

En breve serás atendido por nuestro asesor {nombre del asesor}

Si tienes dudas sobre tu mensaje de bienvenida, en este post te enseñamos cómo crear uno que impacte y genere confianza. 

#2 respuesta para compartir datos de contacto

¡Siempre es muy útil! Si los clientes piden tu número telefónico, dirección del local, redes sociales o algún otro número para hablar con un asesor: ¡Este tipo de respuestas rápidas para WhatsApp es ideal!

También te recomendamos diseñar una respuesta rápida que tenga un conjunto de los datos más pedidos. De esta forma, la comunicación será mucho más fácil y eficaz. 

Ejemplo:

“Puedes contactarnos al (otro número de tu empresa) o visitar nuestra tienda física en (dirección de tu local) los días (horarios de atención). 

¡No olvides que nuestras redes sociales también están abiertas para cualquier consulta que desees hacer! (coloca el link)”

Te recomendamos ser conciso para que el mensaje no genere rechazo por su extensión. Como en el ejemplo, puedes fragmentar la información con emojis que los hagan más suaves a la vista. 

#3 Respuestas rápidas a situaciones difíciles

¿Tuvieron un problema? ¿Hay una falla en el servicio? ¿Hay algo que no sabemos bien cómo manejar? Crea esa respuesta rápida para todo el equipo, así podrán brindar la misma información y evitar que esta se vaya de las manos. Recuerda que no todos los agentes saben cómo manejar el caos. 

En el siguiente ejemplo dejamos un espacio abierto para que coloques alguna información extra que complemente este mensaje. Esta puede ser, por ejemplo, la alternativa que le darán al cliente si no encuentran solución al problema o alguna condición de sus políticas que aclare mejor las situaciones. 

En el caso de haber una queja por producto defectuoso, la información adicional podrá ser “nuestras políticas de uso garantizan devolución inmediata del dinero o su reemplazo por otra mercancía”. 

Ejemplo:

“Lamentamos la falla sucedida recientemente.  Nuestro equipo está trabajando en su reparación. (Suma alguna información extra). Daremos pronto solución a su problema.

Si luego de X cantidad de horas no se ha resuelto, por favor, contáctanos nuevamente”.

#4 Respuestas rápidas para dar precios 

¿Consultan con frecuencia el costo de tu servicio principal o de cierto producto que has lanzado recientemente? ¡Haz respuestas rápidas para WhatsApp Business! A esta le puedes agregar información adicional en torno al producto o servicio, por ejemplo, promociones que lo involucren o la disponibilidad de ofertas compatibles.

Ejemplo:

¡El nuevo iPhone 13 ya está disponible en stock! Lo tienes en colores xxx  y puedes llevártelo por un precio de XX$. 

Si elige la promoción 2x1 quedaría en xx$. ¡Tenemos delivery gratis para zonas aledañas!

#5 Breve presentación de tus servicios

Algunos de nuestros clientes están interesados en conocer más sobre nuestros productos o servicios y una respuesta rápida puede darle en breve esa información. El texto deberá ser breve e incluir la información más clave. 

Puedes hacer algo como el siguiente ejemplo: 

“En (nombre del negocio) contamos con (resumen de servicios o productos)

Estamos siempre dispuestos a ayudarte en mejorar (soluciones que da tu negocio). Ofrecemos comodidades de pago y atención las 24 horas. 

Si haces un listado, es bueno que lo hagas con un emoji, como el del pin. Esto ayudará a tu cliente a diferenciarlos con facilidad, teniendo una lectura más ligera y entretenida.

#6 Respuestas a preguntas frecuentes

Este es el otro tipo que no puede faltar. Toma nota de cuáles son esas preguntas más comunes para tu empresa y tengan esa respuesta rápida a la mano. 

No existe una plantilla de respuestas rápidas para WhatsApp que podamos darte para este tipo, pues, dependerán de tu negocio y de las consultas más repetitivas, pero nuestra recomendación es:

• Usa emojis.
• Compártela con todo tu equipo.
• Preparala con tu mejor agente. 

Si tienes ayuda de algún CRM, este puede ayudarte a visualizar cuáles son esas preguntas frecuentes o palabras comunes para identificarlo. 

#7 Respuestas rápidas para ofrecer métodos de pago

Una de las preguntas más frecuentes que harán tus clientes están relacionadas a los métodos de pago disponibles. Estás formas de pago tienen que si o si estar dentro de tus respuestas rápidas de WhatsApp Business en especial si manejas muchas como: transferencias bancarias, depósitos, efectivo, tarjetas, link de pago y más.

Ejemplo:

Estos son nuestros métodos de pago:

• Transferencia bancaria ( banco BBVA e Interbank)
• Tarjeta de débito y crédito ( VISA y MASTERCARD) 
• Pago online ( pasarela de pago o link)
• Pago contraentrega 

¿Cuál te gustaría escoger?

Tip: si manejas números para recibir pagos dinero con el celular ( Plin y Yape en Perú) o distintos números de  cuentas bancarias e interbancarias, también considera ponerlas en tus respuestas rápidas. Siempre colócalas en texto y no en imagen para que el cliente pueda copiarlo fácilmente y evitar tener que digitar número por número. 

#8 Respuesta rápida de despedida

No es una despedida común. Súmale siempre la esencia de tu empresa y añade un llamado a la acción, dependiendo de la conversación con el cliente. 

Este CTA puede animar a que visiten tu sitio web para ver más de ese producto por el cual preguntaron o similares, seguirte en tus redes sociales para más información o la invitación a un grupo de WhatsApp de interés (por supuesto, creado por tu empresa).

¿Cuál es el mejor llamado a la acción? Aquel que ayude a tu empresa a lograr sus objetivos. Te dejamos con un ejemplo:

“Gracias por preferir a {tu negocio}. Recuerda seguir nuestras redes sociales para estar al tanto de nuestras nuevas colecciones y todas nuestras novedades. 

Recuerda guardar nuestro número de WhastApp para recibir nuevos mensajes de nuestra empresa. ¡Si no nos registras, puede que no los recibas! No dejes de hacerlo para seguir en contacto.

No olvides recordarles a tus clientes que deben registrar tu número de WhatsApp. 

Esto puedes sumarlo en un segundo mensaje con tu despedida, para que no se pierda con el primero si este es largo.

También puedes crear dicho recordatorio como otra respuesta rápida por separado.

Cómo crear respuestas rápidas para WhatsApp Business

Seguro que ya debes querer aplicar más de una de estas respuestas rápidas para WhatsApp Business, pero quizá no sabes cómo crearla. Estos son los 7 simples pasos a seguir:

• Abre la aplicación de WhatsApp Business. 
• Selecciona el ícono de “más opciones”, es decir, los tres puntitos en vertical.
• Ingresa en “Herramientas para la empresa” y selecciona “Respuestas rápidas”.
• Pulsa el ícono + para añadir una nueva respuesta rápida.
• Escribe el mensaje de tu respuesta rápida en la casilla de “Mensaje”.
• Pulsa la opción “atajo” para acceder con un atajo desde tu teclado a esta nueva respuesta rápida.
• ¡Selecciona “Guardar y listo!

También puedes sumar palabras claves en la opción correspondiente para hallar fácilmente esta nueva respuesta rápida.

Cómo activar tus respuestas rápidas en WhatsApp Business

Para aprender cómo activar las respuestas rápidas para WhatsApp, solo deberás seguir los siguientes pasos:

1. Ingresa al chat de WhatsApp Business en el cual deseas enviar una respuesta rápida.
2. En el recuadro de mensaje, donde siempre escribimos en la aplicación, escribe un  “/”. Automáticamente, podrás ver tus respuestas rápidas.
3. Selecciona la respuesta rápida de tu preferencia o selecciona el atajo que has dado a la respuesta rápida de tu preferencia. ¡Presiona enviar y listo!. También puedes enviarla como un mensaje adjunto. Para hacerlo deberás…
4. En el paso 2. Mostrado anteriormente, en lugar de escribir el “/”, seleccionarás el ícono de adjuntar (el clip).
5. Selecciona “adjuntar respuesta rápida”
6. ¡Elige la respuesta rápida de tu elección, envíala y listo!

Esta herramienta es sumamente fácil y útil ¡Sácale el mayor provecho para tu negocio!

Autor: Juan Luis