11 recomendaciones para automatizar WhatsApp Business
Imagina un mundo donde no pierdes clientes por mala atención, sino todo lo contrario: proporcionas respuestas inmediatas y aumentas la tasa de conversión. ¿Suena bien, verdad? ¡Ya no tendrás que imaginarlo! Al automatizar WhatsApp Business podrás ahorrar tiempo en tareas repetitivas y acelerar la búsqueda de clientes sin largos tiempos de espera. Desde mensajes de bienvenida hasta chatbots que respondan sin ayuda humana, estos ajustes en la app podrían ser exactamente lo que necesitas para no dejar ninguan conversación en visto, ni perder ventas.
¿Estás preparado para realizar los cambios que necesitas en la mensajería? Aquí te contamos cómo y todo lo que necesitas saber.
¿Qué significa automatizar WhatsApp Business?
No, no hablamos de una nueva actualización de WhatsApp o algún tipo de pokemón. Automatizar WhatsApp Business es un tipo de uso que se le da a la mensajería de Meta para mecanizar las conversaciones con los clientes. En palabras sencillas: responder o enviar mensajes sin ayuda humana detrás. Lo que es importante para tu equipo de ventas, cuyas actividades diarias implican el envío masivo de mensajes, notificaciones, envíos de promociones y otras acciones que provocan la misma cosa: más mensajes por responder.
Con un WhatsApp automatizado puedes reducir al máximo los tiempos de respuesta, enviar mensajes fuera de horario comercial y ofrecer una mejor experiencia de usuario en tu negocio.
Las funciones que necesitas para hacer este escenario posible están disponibles en WhatsApp Business, WhatsApp Business API y algunos softwares que duplican aún más sus capacidades. Esta última opción es la más adecuada para activar los superpoderes que necesitas en tu atención al cliente.
5 casos de uso para automatizar WhatsApp Business
#1 Mensajes de bienvenida
Dejar un mensaje sin respuesta por tiempo indefinido es un gran error, pero aún peor es hacerlo con un nuevo cliente. Hace ver a tu negocio poco confiable e inactivo, y ni hablar del daño que hace a tus conversiones.
La solución es configurar un “Mensaje de bienvenida", una función que puedes configurar en WhatsApp Business de forma gratuita. Con ella podrás enviar un saludo automáticamente a los clientes que se ponen en contacto contigo por primera vez. Este puede incluir información relevante como el tu horario de atención, los servicios que ofrece tu negocio, un enlace al sitio web, entre otros detalles que puedan ser de interés para el cliente.
Además, los Mensajes de Bienvenida también pueden personalizarse y adaptarse a la imagen y el tono de voz de tu negocio, lo que permite crear una experiencia de atención al cliente más personalizada y efectiva. Además, será útil para crear una primera impresión positiva y establecer una relación de confianza con los clientes.
Si quieres automatizar WhatsApp Business con estos mensajes y explotar sus ventajas, este post es para ti.
#2 Mensajes de ausencia
WhatsApp Business brinda la opción de configurar Mensajes de Ausencia que se envían automáticamente cuando estás fuera del horario de atención comercial. Con esta herramienta informas al cliente que efectivamente su mensaje fue recibido y en qué lapso de tiempo recibirá la respuesta.
El mensaje puede incluir información como el horario de atención, la fecha en la que esperas volver a estar disponible, o detalles sobre cómo pueden contactarte en caso de tener una emergencia. De esta manera, los clientes se sienten informados y evitan la incertidumbre sobre cuándo podrán obtener una respuesta.
Asimismo, resultan ideales para mantener una comunicación efectiva con tus contactos y evitar que se sientan ignorados o abandonados por ti. Si quieres aprender a configurarla y obtener algunos ejemplos, este post es para ti.
#3 Envío de notificaciones por alto volumen de chats
Imagina que manejas una pizzería en hora pico y su demanda sobrepasa tu capacidad de producción, ¿te vendría bien informar a tus clientes que no puedes recibir más pedidos por un lapso de tiempo específico? Ya puedes hacerlo con las Notificaciones de WhatsApp Business, una herramienta muy útil para mantener a los clientes informados y actualizados sobre el estado de sus pedidos, reservas y otras interacciones con la empresa.
Cuando se envía un mensaje o se realiza una acción relacionada con un pedido o una reserva, la notificación automática se activa y se envía al cliente de forma inmediata. Esto es muy útil para mantener al cliente informado en tiempo real sobre el estado de su pedido o reserva, lo que puede mejorar la satisfacción del cliente y reducir la posibilidad de confusiones o malentendidos.
Además, las notificaciones automáticas también pueden utilizarse para recordar a los clientes sobre citas o eventos próximos, o para enviar ofertas especiales y promociones a los clientes.
#4 Configuración de respuestas a preguntas frecuentes
No es la mejor forma de automatizar WhatsApp Business, pero si te ayudará a reducir el tiempo de respuesta en tu atención al cliente. Las "Respuestas Rápidas" son una función que te permite guardar y reutilizar mensajes que envías con frecuencia. Con esta función, pueden crear plantillas de mensajes predefinidos y responder rápidamente a preguntas frecuentes o consultas comunes de tus clientes.
Por ejemplo, si un cliente pregunta sobre el horario de atención de tu negocio, puedes guardar una respuesta rápida con la información del horario y, en el futuro, simplemente seleccionarla para responder a la pregunta del cliente de manera inmediata. Las Respuestas Rápidas también pueden personalizarse y editarse según sea necesario.
No te pierdas nuestra Guía de Respuestas Rápidas para WhatsApp.
#5 Envío de recordatorios
Enviar recordatorios a los clientes para notificar sobre eventos, promociones o próximos lanzamientos a realizar es muy útil y provechoso. Por ejemplo, un consultorio médico puede enviar un recordatorio de la cita, lo cual representa una mejora su experiencia de usuario, pero también contribuye a disminuir la tasa de ausencias en las consultas y aprovechar el tiempo en tareas más productivas.
6 recomendaciones para automatizar WhatsApp Business como experto + herramientas
Automatizar WhatsApp Business con sus funciones nativas puede no ser suficiente para darte la independencia que buscas, ni ahorrar el tiempo que esperas. Pero todas ellas pueden trabajar en llave con herramientas externas que suman nuevas funciones a esta app y la hacen más automática.
#1 Automatiza con WhatsApp API
Con la API de WhatsApp puedes ir un paso más allá de las respuestas automáticas, los mensajes de bienvenida o de ausencia. Con ella puedes gestionar la comunicación de medianas y grandes empresas y permite integrar los mensajes desde otras plataformas para que confluyan en WhatsApp, así como configurar plantillas de mensajes HSM y mensajes de sesión.
#2 Implementa un chatbot que brinda respuestas automáticas
Los chatbots son la herramienta más efectiva para automatizar WhatsApp Business. Con él podrás brindar respuestas automáticas a las consultas más repetidas entre tus clientes y agilizar la comunicación con tus prospectos sin ayuda humana detrás. ¿Cómo es posible? Todo funciona a través de un árbol de respuestas que puedes configurar en base a posibles flujos de conversación que el chatbot deberá enfrentar.
Así, podrá brindar respuestas efectivas y oportunas, alineadas a tu negocio, tus productos y a la comunicación que mantienes en tus canales de venta. Aunque el chatbot no podrá llevar a todo tu equipo sobre los hombros, será muy útil para evitar la acumulación de mensajes sin respuesta y para mover la comunicación mientras tu agente humano se desocupa para tomar el relevo.
No es posible encontrar esta función en WhatsApp Business, pero suele venir incorporado en CRMs o softwares de atención al cliente por WhatsApp.
#3 Transfiere los chats a los agentes más desocupados
La transferencia de chats también ayudará a automatizar WhatsApp Business. Con esta herramienta, incorporada en softwares de atención al cliente por WhatsApp, podrás transferir nuevos mensajes a los agentes de venta más desocupados, asimismo transferir a las consultas más complejas a los agentes mejor preparados. Así, automatizas en gran medida tu prospección a través de la mensajería.
#4 Organiza WhatsApp por departamentos
Para automatizar WhatsApp Business es imprescindible mejorar los mecanismos de comunicación y cooperación en el equipo, para lograrlo hay una función que se llama Gestión Departamental. Esta consiste en llevar todo tu negocio a WhatsApp y así poder transferir un chat cada vez que el cliente necesita respuestas de un departamento en específico de forma satisfactoria.
#5 Usa un sistema multiagente para reducir los tiempos de respuesta
El sistema multiagente te permitirá tener a más de 10 agentes de venta conectados a un mismo número de WhatsApp y que este pueda estar abierto en múltiples dispositivos. La atención de negocio, no tiene que ir rotando de mano en mano.
#6 Unifica tus canales de contacto
Unifica los mensajes que recibes en todos tus canales de venta en una misma bandeja compartida, así podrás tener pleno control de tu atención al cliente y evitarás dejar al cliente esperando una respuesta por horas. ¿Qué herramienta me brinda esta función? Cualquier software de atención al cliente compatible con WhatsApp y otras plataformas, como Facebook Messenger e Instagram Direct.
Autmatiza tu atención al cliente por WhatsApp con el mejor software del mercado
Si quieres una herramienta que te brinde todas estas funciones en un mismo lugar, tienes que probar el demo de Whaticket, un software de atención al cliente para WhatsApp que ofrece funcionalidades tan valiosas como:
- Un chatbot que proporciona respuestas automáticas a las preguntas más frecuentes de tus clientes.
- Una bandeja compartida que combina en un mismo panel los mensajes recibidos en WhatsApp, Facebook Messenger e Instagram Direct.
- Un sistema multiagente que permite que más de 10 agentes se conecten al mismo número de teléfono al mismo tiempo, desde cualquier lugar o dispositivo.
- Un panel de métricas que te permite medir el rendimiento de tus agentes de ventas y ver sus conversaciones en modo fantasma, o incluso intervenir en ellas si es necesario.
- Un sistema de transferencia de chats para redirigir las consultas más complejas a los agentes mejor preparados.
- Un sistema de departamentos para que puedas trasladar toda tu empresa a WhatsApp y hacer que la atención al cliente sea más eficiente.
- Una base de datos que se actualiza automáticamente con la información que recopilas en tus chats.
¿Te interesa? Ofrecemos una demo gratis para que puedas probar la herramienta por ti mismo.
