¿Cómo idear una guía de respuestas rápidas para atender clientes por WhatsApp?

¿Sabías que el 42% de los usuarios espera que tu negocio responda su consulta en menos de una hora? Parece mucho tiempo, pero 59 minutos pueden no ser suficientes para atender clientes por WhatsApp adecuadamente, aún más cuando no son 1 ni 2, sino cientos de chats que llegan a tu tienda🛒💻. 

¿Qué hacer en este caso? Lo inmediato sería crear respuestas rápidas para WhatsApp y así tener información preparada y organizada para que tus clientes terminen con una experiencia 10/10 ⭐. Y para ayudarte, hemos creado la guía ideal para que la integres a tus estrategias de venta cuanto antes. ¡Empecemos! 😎

Consejos para crear una guía de respuestas rápidas para WhatsApp 

Para atender clientes por WhatsApp de forma rápida y eficaz, debes evaluar el historial de conversaciones con tus clientes y así determinar cuáles consultas son las más repetidas, cómo son los clientes que tienes actualmente, en qué fase del embudo de ventas se encuentran y demás aspectos que consideres necesarios para hacer tus respuestas rápidas en WhatsApp efectivo 🙍‍♀️. Hagamos, entonces, un check list 👇: 

✅  Revisa tus conversaciones de WhatsApp de los últimos meses 

Esto te permitirá identificar cuáles son las consultas más repetidas entre tus clientes y, en función de ello, definir la información que utilizarás para responderlas en tu guía predefinida, esto con el fin de que tus respuestas rápidas de WhatsApp sepan agilizar la comunicación efectivamente y así darle tiempo a tus agentes de venta 📞🙍‍♂️🛒. 

✅  Agrupa las conversaciones con tus clientes por categorías 

Si agrupas tus contactos en función de, por ejemplo, la fase del embudo de ventas en la que están, podrás determinar cuáles respuestas rápidas de WhatsApp 📲necesitas para atender correctamente a cada grupo y así no crear plantillas innecesarias 📝. 

Asimismo, te ayudará a definir con mayor facilidad el tipo de información que tu negocio necesita para llevarlos, poco a poco, a la fidelización 🤝. 

✅   Crea tus plantillas de respuestas rápidas 

Escribe tus plantillas de respuestas rápidas después de cumplir los dos primeros consejos, recuerda lo que ya hemos hablado 👉: Lo que escribes tiene que funcionar para un grupo grande de contactos, ser información que preguntan tus clientes con frecuencia o que tu negocio les pregunta a ellos en cada compra 🛒💵. 

No olvides ser empático, emplear un lenguaje cercano y utilizar emojis para hacer más amigable tu comunicación. Si necesitas algunos ejemplos, hemos preparado este artículo sobre plantillas de respuestas rápidas para WhatsApp para ti📲. 

Asimismo, puedes subirla a tu herramienta CRM integrada a WhatsApp para atender clientes de forma personalizada, además de automatizar tu comunicación con chatbots que brinden una atención inmediata, sin necesidad de esfuerzo humano💪🙍‍♂️.  

Dicho todo esto, sería el momento de planear las respuestas rápidas que darás al atender clientes por WhatsApp, analizando cuáles son las preguntas frecuentes que suelen plantear en los negocios online 💻. 

Preguntas frecuentes al atender clientes por WhatsApp 

Ya lo hemos repetido en otros post, las respuestas rápidas que necesita tu negocio pueden ser muy distintas a las de otro, influirá su categoría, qué clientes tiene y más 🙍‍♂️🙍‍♀️. Sin embargo, nuestra experiencia asegura que hay un par de ellas que se repiten en todo negocio online y que servirá mucho para comenzar con buen pie. 

📌  Detalles del producto o servicio

Cuando hay interés hacia un producto, usualmente los clientes formulan preguntas sobre el precio, talla/tamaño, colores, disponibilidad y afines. Asegúrate de agregar esta info en tus respuestas rápidas para WhatsApp 📲y añadir detalles del mismo que impulsen la decisión de compra o que favorezca a tu negocio cuando el cliente realice comparaciones. 

Nuestro consejo 👉  No se trata crear una respuesta rápida para todos tus productos, elige siempre el nuevo lanzamiento o ese que siempre concentra el mayor interés📊. Como info adicional, puedes mencionar algún descuento o promoción para el mismo (si aplica, claro) o algún producto en stock que lo complemente -si en este último es posible arreglar un descuento, mejor. 

📌  Envíos y soporte técnico

Con el boom de las compras en línea y por la naturaleza digital de tu negocio, esta es una consulta que nunca dejará de llegar al atender clientes por WhatsApp📱🙍‍♂️. Los clientes harán consultas muy específicas y predecibles respecto a los envíos 👇: 

• Precio del servicio delivery.
• Proveedor de envíos nacionales o extranjeros. 
• Tiempo de entrega estimado. 

En este punto, tus agentes de venta deben ser honestos a la hora de dar una fecha o tiempo de entrega estimado del envío🕖🚗. De no ser así, la situación podría generar una mala reputación a tu empresa🏢. Sabemos que si el tiempo es corto, el cliente se sentirá más entusiasmado y confiado, pero si no es un privilegio con el que puede contar tu empresa, es mejor darle expectativas reales al cliente 🙍‍♀️🙍‍♂️. 

Lo mismo aplica para el soporte técnico, si el producto tiene alguna falla, hazle saber al cliente que tu empresa estará disponible para buscar soluciones reales e inmediatas. 

📌 Precios y condiciones

Las personas están en busca de ofertas o de llevar un control de sus gastos, por ello, siempre habrá consultas sobre precios al atender clientes por WhatsApp📱🙍‍♂️. Por tanto, siempre que agregues respuestas rápidas sobre un servicio o producto, incluye su precio, cómo adquirirlo, si hay algún descuento o si se puede pagar en cuotas💵. De esta manera, el cliente se sentirá más guiado en su compra🛒.

Nuestro consejo 👉  Puedes crear una plantilla genérica, que te sirva para responder este tipo de consulta a la brevedad y a la cual solo debas agregar el precio correspondiente y ¡listo! 👍

📌 Efectividad del producto o servicio

Ocasionalmente, los clientes no confían al 100 % en un producto o servicio adquirido y darles argumentos que respalden su funcionalidad, a veces, no es suficiente para convencerlos🤝. 

Lo recomendable es ganarte la confianza del cliente, mencionando los beneficios antes y después de su compra, incluyendo los comentarios de otros clientes referentes al producto, de esta manera conseguirás que confíen en lo que la empresa ofrece🏢💵.

Ahora sabes que atender clientes por WhatsApp 📱🙍‍♂️ no solo es dar información aleatoria, es más bien pensada coherentemente y en sintonía con otros canales de comunicación en tu empresa, como redes sociales y página web💻.

Pero, si prefieres sacarle el máximo provecho a esta mensajería, es recomendable implementar la guía de respuestas rápidas con un CRM integrado a WhatsApp📱, para canalizar todas las preguntas y respuestas en un mismo lugar, facilitando muchísimo la información general sobre tus productos o servicios🎁.

Cómo implementar la guía de respuestas rápidas correctamente 

💥 Súbela a tus chatbots

En chatbots podrás aplicar la misma guía de respuestas rápidas que has prediseñado y dejárselas al bot para que él mismo las active siempre que sea necesario, es decir, ya no habrá un agente de ventas enviándolas manualmente, la comunicación será automática💬. 

Por ejemplo, si un cliente pide información sobre precios, el chatbot enviará la respuesta inmediatamente y de forma inteligente🤓. 

Asimismo, a diferencia de estas plantillas, los chatbots si pueden llevar una conversación completa con el cliente, dependiendo del árbol de respuestas que crees para él📱🤖. 

Si necesitas ayuda para entender el enorme poder de esta herramienta, hemos escrito para ti los siguientes pots 👇 

• Chatbot WhatsApp: Cómo crear uno y humanizarlo para atención al cliente
• 7 errores al crear chatbots para WhatsApp
• Chatbot WhatsApp: 5 tips para una comunicación efectiva que convierta

💥 Usalas en otros canales de venta

Aunque la guía de respuestas rápidas es indispensable para atender clientes por WhatsApp, también puedes aprovechar sus beneficios en otros canales de contacto📱. Con un CRM integrado a WhatsApp, Instagram y Facebook podrás unificar tus consultas en una misma bandeja compartida y hacer que el CRM utilice tus respuestas rápidas en los tres canales📱. 

No olvides que un mismo cliente, puede comunicarse con tu negocio por más de una red social, de allí la importancia de que tu comunicación sea consistente en todas las plataformas 🙍‍♂️📣🙍‍♀️. Si en cada una das respuestas diferentes, puede haber confusión o bajar la calidad de la experiencia de compra🛒👎. 

💥  Agrégala a un CRM de WhatsApp

Ya lo habíamos comentado, puedes subirla a tu herramienta CRM integrada a WhatsApp para atender clientes de forma personalizada📱🙍‍♂️. Con esta herramienta, también podrás ir recopilando información y datos de tus clientes que será muy valiosa para crear plantillas más efectivas y hasta potenciar tu estrategia de ventas📊🛒. 

Ventajas de tener una guía de respuestas rápidas para WhatsApp

Veamos algunas ventajas que tiene la implementación de una guía de respuestas rápidas para WhatsApp📲.

⭐ Optimiza y aumenta las ventas

Al contar con el apoyo de una guía de respuestas rápidas, tus agentes de venta podrán tener el completo conocimiento sobre los productos o servicios que tienes para ofrecer, incrementando de esta manera las ventas y la confianza del cliente🙍‍♂️🤝🙍‍♀️.

⭐ Obtienes estadísticas reales

La comunicación constante entre tus trabajadores y los clientes, permite generar una información valiosa sobre las preferencias de los compradores y los datos de ventas📊💵. De esta manera, podrás mejorar aún más tu contenido en WhatsApp detallando tus productos o servicios de la manera que el cliente más desea🛒🙍‍♀️.

⭐ Logra la satisfacción de los clientes

Si el cliente disfruta del proceso de compra, ten por seguro que regresará por más. Dar respuestas rápidas en WhatsApp también generará bienestar y confianza en el cliente; esto se verá reflejado en las recomendaciones que ellos hagan sobre tu empresa con otros compradores, logrando captar más personas después de una venta exitosa🛒✅. 

¿Anotaste todos los beneficios que trae implementar una guía de respuestas rápidas para WhatsApp? ¡Comencemos ahora! 

¿Quieres automatizar tus respuestas rápidas? Consíguelo con Whaticket

Probablemente ya tengas todas las respuestas rápidas que necesitas, pero seguirás dependiendo del esfuerzo humano para que estás lleguen en menor tiempo a tus clientes: copiar y pegar no es fácil cuando debes hacerlo para cientos de chats📱. ¿Por qué no haces que estas lleguen de forma automática?

Con nuestro CRM todo en 1 Whaticket podrás crear un chatbot para cada área de negocio y lograr conversiones mientras tu equipo humano está ocupado. Gestionarás más de +1000 chats diarios con la ayuda de un sistema multiagente, un CRM y el monitoreo de chats en tiempo real. ¿Vendes por WhatsApp y chats? Prueba aquí nuestro sistema para gestionar miles de chats de manera más organizada.