¿Cómo gestionar muchos mensajes de clientes por Instagram?
Si estás leyendo este artículo ¡felicitaciones! Significa que muchos clientes te están escribiendo y necesitas saber cómo responder mensajes en Instagram de forma fácil y eficiente para aumentar las ventas. Nuestro norte debe ser volver más efectivos los métodos de atención al cliente📞🙍.
Eso es una tarea a la que tenemos que prestarle mucha atención para que cada mensaje tenga un impacto positivo y se traduzca en más ventas y fidelización. Ahora, ¿existirá la manera de gestionar todos esos mensajes eficientemente?💬
¡Obviamente que sí! Para ahondar en ello te mostraremos cómo responder mensajes en Instagram sin morir en el intento.
Instagram: La solución inmediata está en la misma red social
Desde el momento de su lanzamiento como Instagram Business en 2014, en esta red social ha surgido una verdadera comunidad de negocios con más de 200 millones de cuentas empresariales que no pasan desapercibidas al 50 % de los usuarios que, por lo mínimo, siguen una cuenta de negocios.
Al igual que otras redes sociales populares, Instagram sigue en constante evolución y desde que permite opciones para los negocios, sigue poniendo a tu disposición herramientas que te ayudan a gestionar los procesos.
Las respuestas rápidas y el marcador de mensajes son dos de las soluciones que ofrece Instagram para atender cada consulta que llegue al DM, permitiendo así automatizar las comunicaciones.
Respuestas rápidas en Instagram: Pasos para configurar + ejemplos
Para esas preguntas recurrentes cuentas con esta herramienta, que ayuda a enganchar a tus clientes rápidamente y adelantar el trabajo humano a través de un bot.
Este programa funciona a través de la identificación de palabras clave y permite recoger datos como la información básica de tu cliente y dar respuestas sencillas a asuntos como dirección, horarios de trabajo, solicitud de catálogo, etc.
Estos son los pasos para configurar esta función de respuestas rápidas en Instagram:
- Ingresa en la rosca de configuración de tu usuario.
- Haz clic en la opción de “Método abreviado”.
- Asigna una palabra clave o un número para el mensaje que deseas.
- Redacta la respuesta que proporcionarás.
Cuando coloques la palabra clave o el número, en la barra de escribir aparecerá un ícono de diálogo resaltado en color azul. Si lo presionas insertarás la respuesta que habías redactado previamente.
Así, si alguien pregunta por precios de las carteras que vendes y tú le habías asignado el número 3, con solo marcar este dígito ya obtendrás la misma respuesta preconcebida que es estándar para todos tus clientes.
Otro ejemplo que puede serte útil para ilustrar esta función: imagina que eres una empresa de laboratorio médico en donde acuden personas de diferentes partes de la ciudad de manera particular, pero también algunas que cuentan con un seguro médico. Esta distinción conlleva a que la respuesta sobre precios sea diferente. Entonces, cuando alguien pregunte por precio, la respuesta rápido puede ser:
Por favor indica el número de la opción que deseas consultar:
1. Usuario Particular
2. Usuario por seguro médico.
Sí la persona no cuenta con seguro, sino que es particular, marcará 1 y de inmediato la respuesta será específica para sus necesidades.
Claro que es una función súper práctica. Pero realmente puede ser aburrido para las personas darse cuenta que siempre que te escriben reciben la misma respuesta. Los robots son muy útiles, pero debes usarlos sabiamente y solo configurar este tipo de respuestas para las dudas recurrentes de tu audiencia. Además, te recomendamos personalizar un poco el mensaje cada vez que puedas 💬.
Marcador de mensajes de Instagram, un aliado importante
Seamos honestos, sin un equipo de trabajo y con un volumen grande de consultas de tus posibles clientes, lo más probable es que puedan quedarse algunos mensajes rezagados. Evita dejarlos como ‘no leídos’ en tu bandeja de entrada. Cuentas con una opción que marca el mensaje con categoría no leído. Con esta herramienta, garantizas que aquellos mensajes que aún no han recibido respuesta se ubiquen en un lugar fácil de encontrar cuando retomes tu labor.
Lo ideal es dar respuestas rápidas y personalizadas, por eso, por una parte, volvemos al punto de respuesta rápida. Si configuras un saludo de bienvenida harás saber a tu posible cliente que tu página no está abandonada y que muy pronto recibirá atención👌.
Conectar Instagram con Facebook, una forma eficiente de responder los mensajes
Otra forma de mejorar los tiempos de respuestas es asociando tu cuenta de Instagram con tu página de empresa de Facebook. Es fácil, una vez estés en esa página de empresa ve a ‘Configuración’, luego presiona la opción 'Instagram’ y dale ‘Conectar cuenta’.
Al hacer esto, todos los mensajes y comentarios que lleguen a tu cuenta de Instagram se mostrarán en el Facebook Business Suite, desde donde es posible supervisar de una forma más eficiente todos los mensajes.
El Business Suite también permite filtrar la bandeja de entrada para visualizar los mensajes que no leíste en Facebook e Instagram, y para mover esas consultas a otra ubicación que no sea la bandeja de entrada. Estas son sus ventajas principales:
- Puedes marcar los mensajes para hacerles seguimiento
- Moverlos a la carpeta de Spam
- Responder más rápido gracias a su interfaz que centraliza los chats de Facebook e Instagram
¿Cómo responder mensajes en Instagram con un CRM? Todo lo que permite
Si nuestra misión es gestionar de forma eficiente esa gran cantidad de mensajes que recibimos por Instagram, tenemos dos opciones. La primera es con las herramientas que ofrece Instagram y la segunda con un CRM (Customer Relationship Management).
Esta herramienta estrella logra ofrecer el mejor servicio de atención al cliente al permitir gestionar muchos mensajes de Instagram con gran practicidad.
Para integrar un CRM en Instagram se necesita:
- Tener cuenta de empresa.
- Conectar la cuenta de Instagram para empresas con Facebook.
- API de mensajes directos de Instagram
- Elige una herramienta CRM para administrar tus mensajes. Hay varias, Whaticket es una de ellas.
Así puedes gestionar muchos mensajes por Instagram con facilidad: Lo que puedes hacer con un CRM
Chat Centralizado
Contar con CRM es trabajar libre de dolores de cabeza, ¡te permite tener todos tus chats de Instagram dentro de una sola plataforma y en un solo chat! Tanto los mensajes de Facebook como los de Instagram (y si quieres WhatsApp también) llegan a una misma bandeja de entrada💻.
Esto hará que respondas mucho más rápido la ola de mensajes que te llegan al DM.
Registra y organiza la información de tus clientes
Uno de los tips importantes es mantener un registro ordenado de los nombres, número de teléfono, email de tus clientes, incluso de los productos que han comprado. De esta manera, podrás responder con tal familiaridad y cercanía que tus clientes tenderán a sentirse como hablando con un viejo amigo (fidelización). Con esta información conoces sus intereses y puedes enviarle ofertas y promociones.
Análisis estadístico
Además, un CRM ofrece herramientas estadísticas con las que analizar los resultados de los mensajes y, con ello, replantear o potenciar estrategias.
Chat Multiagente
Ya no dejarás a tus clientes en una espera que puede ser mortal para tu empresa, porque le da margen de buscar otras opciones en el mercado. Con un chat multiagente llegamos a otro nivel de gestión de mensajes.
El chat multiagente de un CRM permite que más colaboradores de tu equipo respondan a través de tus redes desde cualquier dispositivo. Esto se traduce en más ventas por Instagram y tus otros canales de comunicación, porque no se diluirán los contactos y realmente estarás ofreciendo una atención de calidad⭐⭐⭐⭐⭐.
Chatbot
Aunque no todos los CRM incluyen chatbot te recomendamos que elijas un software que sí disponga del mismo. El chatbot es una herramienta de apoyo de tu equipo humano de trabajo que se puede configurar para brindar información a clientes fuera del horario de trabajo, y para responder a mensajes con preguntas frecuentes.
¿Existe un CRM que sea fácil de usar y cumpla con todas esas características?
Si recibes muchos mensajes todos los días a cualquier hora, para mantener todo bajo control y por la salud mental de tus colaboradores, un CRM como el que te ofrece Whaticket es tu mejor opción.
Con Whaticket puedes potenciar tus ventas, agilizar los procesos de tu equipo de trabajo e integrar los mensajes que te lleguen por Instagram Direct, Facebook y WhatsApp en una sola bandeja.
Además podrás disfrutar de un chatbot, sistema multiagente, monitoreo, estadísticas y la gran ventaja de usarlo fácilmente: tiene la misma interfaz que Whatsapp Business, por lo que aprenderás en menos de 10 minutos.
¿Quieres comenzar a usarlo? Haz clic aquí para obtener tu demo gratis de 3 días.
