Cómo usar WhatsApp para gestionar clientes de un centro educativo

Para atender una alta matrícula de estudiantes se necesita la ayuda de un ‘profesor’ experto en la cátedra de mensajería instantánea: WhatsApp Business. Siendo sinceros, ¿qué estudiante no tiene un smartphone? A razón de esto, saber cómo utilizar WhatsApp en centros educativos es clave para mejorar los procesos administrativos, captar nuevos aspirantes e, incluso, incidir en el proceso de educación.

Al ser WhatsApp una app móvil gratuita, es el canal de comunicación más directo que tienen los alumnos para aclarar cualquier duda referente a planes de estudio, fechas de inscripción, sistema de pagos, etc. 

La pregunta es la siguiente: ¿cómo hacer para responder todos estos mensajes sin colapsar? Justo eso es lo que vas a descubrir en este artículo. 

Cómo usar WhatsApp para gestionar clientes de un centro educativo 

Para sacar el máximo provecho de WhatsApp en centros educativos como herramienta para el control, organización, difusión, atención al cliente y todo tipo de procesos debes tener la versión empresarial WhatsApp Business y la API (Interfaz de Programación de Aplicaciones), que permite la integración de un software CRM (Customer Relationship Management) multicanal y multiagente como máxima estrategia tecnológica para la organización de la atención al cliente. 

Tienes dos opciones: WhatsApp Business API multiusuarios y un CRM multiusuario y multicanal integrado a tu WhatsApp Business. 

OPCIÓN A: WhatsApp Business API multiusuarios

La API de WhatsApp, creada en 2018, es una herramienta diseñada para PYME con el propósito de ayudar a potenciar los procesos de gestión de equipos de trabajo y atención al cliente. 

Como ventajas de uso, la API ofrece plantillas de mensajes para respuestas rápidas, marcadores personalizables y uso de archivos multimedia. Como desventajas, hablamos de una interfaz que requiere una solicitud para acceder a ella, es costosa y la tasa de rechazo es alta. Además, su sistema de mensajería funciona como una ventana de atención abierta solo por 24 horas una vez recibido un mensaje.

No tiene una interfaz para la interacción con los contactos, por lo que se hace insuficiente para un servicio como un instituto universitario cuyo flujo comunicacional se espera que sea grande, tal cual como el de una empresa mediana o grande.

OPCIÓN B: CRM para WhatsApp Business

Para esta opción hay que instalar la API de mensajes y luego integrar un software CRM que permitirá al centro de estudios superiores disfrutar de todos los beneficios de WhatsApp Business multiusuario (gestionar varios usuarios con único número telefónico), guardar información de cada conversación con sus clientes (estudiantes y sus representantes de ser el caso), multicanal (integra otras plataformas en un solo canal), ofrece la opción de realizar seguimiento de los mensajes, permite supervisar las conversaciones entre clientes y agentes de atención en tiempo real y, además, arroja estadísticas.

Ventajas de usar CRM WhatsApp en centros educativos universitarios

• Con esta herramienta tecnológica se consigue una comunicación más eficaz entre los estudiantes, sus familias y el centro educativo.
• Los procesos de los institutos de educación superior se vuelven más organizados, rápidos, efectivos y menos costosos. 
• La administración de la institución deja a un lado los procesos burocráticos y se vuelve más dinámica.
• El uso de WhatsApp en centros educativos ayuda a estar más cerca de los alumnos y candidatos a estudiantes.
• Ayuda a mejorar los procesos comunicacionales y genera procesos de atención al cliente más flexibles. 
• Incentiva al alumnado por ser un canal directo que genera interés y motivación.
• Incide en el aumento de la matrícula y en la retención de estudiantes.

Consejos para implementar en tu WhatsApp Business para centros educativos

1. Coloca los datos de la institución (dirección, mapa de ubicación, horarios de atención, correo electrónico, redes sociales, enlaces a página web).
2. Vincula el WhatsApp de la institución con su página de Facebook e Instagram, así toda solicitud llegará directamente.
3. Crea un catálogo sobre los cursos, talleres y demás servicios que ofrezca la institución sin olvidar de acompañarlo con fotos, precios y descripciones. Si algún usuario pregunta, se puede compartir cualquier pieza del catálogo. WhatsApp Business permite cargar hasta 500 productos.
4. Clasifica los usuarios con etiquetas, por ejemplo: “estudiante inscrito”, “joven interesado”,”pendiente por pago de matrícula”, etc. 

Cómo sacar máximo provecho a tu CRM de WhatsApp en tu centro de estudios superiores: 8 casos de uso 

Te invitamos a conocer 8 casos de uso para tu inspiración y así tomes cartas en el asunto para hacer uso de esta increíble tecnología como impulso a tu centro educativo de educación superior o universidad:

WhatsApp para reclutamiento de nuevos estudiantes

Ofrecer el número de WhatsApp Business en las redes sociales de la universidad y otros medios publicitarios brinda un canal bidireccional para compartir toda la información necesaria como planes de estudio y sus costos (catálogo), respuestas a las preguntas frecuentes, etc.

Segmentación de los usuarios con un chatbot

La inteligencia artificial da paso a una interfaz de conversación capaz de comprender cada línea de una charla y ofrecer respuestas inmediatas y coherentes. El chatbot se puede encargar de los primeros momentos de interacción en los que se suele solicitar los datos de contacto y, de esta manera, segmentar el tipo de usuario; si se trata de un estudiante de la institución, de un joven interesado en ser parte del instituto universitario, de un padre averiguando costos, etc.

Envía mensajes masivos para difundir información de eventos 

Con la herramienta de grupos de difusión de WhatsApp Business y el complemento de envío de mensajes masivos de tu CRM integrado, puedes enviar a los estudiantes activos información sobre eventos para mantenerlos actualizados e involucrados, de esta manera incidir en la retención de matrícula. 

De la misma forma, WhatsApp facilita el sostenimiento del enlace con los exalumnos al mantenerlos actualizados sobre eventos de la comunidad. Este vínculo sirve, entre otras cosas, como inspiración de los estudiantes actuales al ver los logros de sus predecesores, además funciona como incentivo de campañas de apoyo estudiantil a modo de tutorías e incluso recaudación de donaciones.

Automatiza los procesos de inscripción y almacenamiento de datos con tu CRM integrado a WhatsApp

Los procesos de inscripción podían llegar a ser muy tardados y estresantes. Con un CRM puedes automatizar la recepción de datos de los estudiantes, que podrán proporcionar toda la información e incluso documentos a través del chat con el bot de WhatsApp, toda la conversación quedará registrada en el historial. El CRM tiene la capacidad de guardar de manera automática los datos y archivos enviados en su sistema de la nube o en una hoja de cálculo.

Configura preguntas frecuentes FAQ con el CRM

Como puedes ver, el chatbot se presenta como una herramienta estrella. Puede configurarse previamente las preguntas y respuestas frecuentes que todo estudiante puede tener en algún momento, bien sea dudas sobre pagos, costo de matrícula, solicitud de información de becas, consulta sobre fechas de exámenes, obtención de certificaciones, visas, asesorías, horarios y requisitos para gestiones específicas.

En el caso de que la solicitud se escape de las manos del chatbot, este redirigirá la conversación con un colaborador humano de la institución.

WhatsApp en centros educativos: Administración de todos los chats desde un tablero central

Con un CRM multiagente y multicanal todos los miembros del personal encargados de estas gestiones administrativas e informativas tendrán acceso a los chats en una sola bandeja de entrada. La ventaja es que cualquier persona calificada puede tomar una conversación y seguir el hilo, ya que cuenta con el historial de cada chat. 

Además, al configurar con tu CRM Whatickt los chats de otros canales de comunicación como Instagram y Facebook Messenger podrás gestionar toda la información desde un solo canal de trabajo, lo cual significa un ahorro de tiempo y mayor velocidad de respuesta.

Organiza campañas de envío masivo a grupos determinados por etiquetas

El CRM de Whaticket te permite marcar con etiquetas cada cliente y proceso, así sabrás si un usuario es un estudiante que ya terminó su carrera o uno que está en curso. Todo tipo de información se puede clasificar con estos marcadores y, a partir de los mismos, organizar las campañas de información, recordatorios, promociones, etc.

Chatbot para automatización de procesos 

Una reservación para un puesto en el auditorio para una conferencia, una inscripción en un seminario por zoom o la confirmación de la participación en un taller son algunos ejemplos de procesos que antiguamente se hacían de forma manual y presencial, y que hoy en día se pueden gestionar de manera automática con un chatbot para WhatsApp.

También se puede hacer uso de encuestas para confirmar asistencias y programar un envío masivo para anunciar cualquier información relevante.

Whaticket: el mejor CRM para integrar a tu centro educativo de estudios superiores

Definitivamente, el uso de WhatsApp en centros educativos es una opción de vanguardia que trae grandes beneficios a la institución: evita el colapso de los sistemas online o saturación de espacios físicos, dispone los medios para la resolución de problemas sin tener que ir hasta el instituto de estudios superiores, y brinda todas las informaciones en el medio más cercano e instantáneo que tenemos hoy en día: el celular.

Prueba ya nuestro CRM para automatizar los procesos de tu centro educativo, agilizar los procesos de inscripción, captar más estudiantes, ofrecer un clima organizado y flexible, así como una herramienta invaluable a tu equipo de trabajo.

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Autor: Juan Luis