Cómo supervisar a mis vendedores por WhatsApp
Supervisar a tu equipo de vendedores por WhatsApp es esencial si deseamos mantener un control de calidad sobre nuestros procesos de ventas y atención al cliente. Hoy te enseñamos cómo puedes hacerlo de forma eficiente y ágil gracias a diversas estrategias y herramientas. ¡Veamos!
¿Qué necesito para supervisar a mis vendedores por WhatsApp?
No hay una forma nativa de WhatsApp para monitorear los chats entre tus agentes de atención al cliente. Esto es lo primero que debes tener claro. Para supervisar a tus vendedores, quienes interactúan con tu público vía WhatsApp, necesitarás de un CRM.
Un CRM es, según sus siglas en inglés, un “Customer Relationship Management”, es decir, un gestor del servicio de atención al cliente. Este recurso nos permite tener un mayor orden y nos da beneficios relacionados con la organización del tiempo, la distribución de las conversaciones, y, lo que nos ocupa en este post, el monitoreo.
Al usar un CRM no estarás violando la privacidad del cliente, ni la de tus empleados, pues el número a utilizar es el de tu compañía y solo se visualizarán los mensajes relacionados con el negocio, y no los personales.
Esta herramienta nos ayuda a supervisar el proceso de venta y mejorar la comunicación, aportando valor a la experiencia de compra.
Whaticket, nuestro CRM todo en 1, te ayuda
En Whaticket te ayudamos con nuestra herramienta que te permite mantener a tu equipo monitoreado. Pero no solo eso. Nuestro CRM todo en 1 te permitirá sumar a tu gestión:
- Supervisión y análisis de respuestas en tiempo real.
- Identificación rápida para facilitar la atención. Con esto podrás ver cuál empleado está atendiendo a tu cliente.
- Transferir chats entres agentes y áreas.
- Informes sobre el rendimiento de tus chat (Tiempo de cierre de venta, tiempos de respuesta, etc).
- Sistema multiagente para WhatsApp con un solo número.
- También puedes integrar en la misma bandeja de entrada tus mensajes de Facebook Messenger e Instagram Direct.
- Almacenamiento seguro de todos los chats.
- ¡Y muchas más cosas para mejorar tus procesos de ventas!
Así podrás supervisar a tus vendedores en WhatsApp con Whaticket
Ahora te contaremos cómo a través del CRM todo en 1 de Whaticket puedes supervisar a tus vendedores, ayudar en el adiestramiento de nuevos integrantes de tu equipo, ver cómo está funcionando la comunicación entre clientes-departamentos ¡y más!
Monitoreo de conversaciones en tiempo real
Supongamos que tienes un nuevo vendedor y te gustaría visualizar en tiempo real cómo atiende a sus primeros clientes para orientarlo de una mejor manera.
¡El monitoreo en tiempo real es una de las mejores formas! Simplemente tienes que seleccionar el símbolo del ojo en Whaticket y, aunque no estés atendiendo a este cliente, podrás visualizar la conversación mientras ocurre.
Si has tenido algún inconveniente con uno de tus vendedores, podrás supervisar sus respuestas a través de esta opción.
En los casos en los que lanzamos una nueva campaña, también podemos supervisar la interacción entre nuestros clientes y los vendedores.
Entre las cosas que puedes supervisar y mejorar a través de esta herramienta tienes:
- Encontrar fallos comunicativos en algunas respuestas usuales de nuestros vendedores.
- Visualizar plantillas de respuesta rápida que pueden ser mejoradas.
- Percatarnos de la necesidad de crear una plantilla de respuesta rápida para optimizar las respuestas de nuestros vendedores.
- Comprender la atención de nuestros vendedores y cómo podemos ayudarlos a mejorar.
Te animamos a que cuando te percates de que se puede mejorar un aspecto en el proceso de comunicación con los clientes, lo plantees en una reunión de equipo y todos puedan comenzar a implementar dichos cambios.
Hacer un brain stormig e intercambiar opiniones con respecto a lo visto y sucedido puede ayudar a mejorar la comunicación tanto interna como externa de tu empresa.
Supervisar la transferencia de chats entre agentes y departamentos
Al supervisar la transferencia de chats interdepartamentales puedes visualizar mejor si el proceso está funcionando correctamente, si en algún punto el cliente deja de responder o cómo pueden optimizar estos pasos.
En Whaticket puedes agregar a tus usuarios y vendedores a la plataforma. Los divides por sus nombres, cargos y departamentos. De esta forma, puedes supervisar en qué departamento está siendo atendido tu cliente y por quién.
Más allá de ver quién los atiende, tus clientes podrán ser atendido en el mismo chat y todo tu equipo tendrá la misma información del cliente. Este no tendrá que repetir su mensaje de solicitud, acelerando el proceso de compra.
Con esta herramienta podrás supervisar cómo fluye la comunicación con el cliente durante la conexión hacia los departamentos de tu equipo.
Notas privadas para uso interno de la empresa
Estas notas son una herramienta perfecta para el trato de situaciones específicas con ciertos clientes.
Dentro de los chats, tus vendedores y/o empleados podrán escribir notas para su supervisor y equipo de trabajo.
Por ejemplo, si en un chat un cliente no pudo ser remitido con el departamento correcto porque carecían ese día de personal, pero se transfirió con otra persona, lo cual no corresponde al protocolo usual de la empresa, pueden dejar una nota de lo acontecido en el chat:
“Este cliente no fue transferido al departamento correspondiente por carencia de personal en el mismo. Por esto fue remitido con...”.
De esta manera el equipo sabrá lo sucedido al ver la nota privada en el chat o visualizar alguna confusión.
Si bien tu equipo puede ver la nota en el chat, tu cliente no puede hacerlo. Así obtendrás una mejor comunicación interna y optimización en tu proceso de supervisión.
Informes de rendimiento de tus chats
Los informes de rendimiento son otra de las herramientas que te ofrecemos en Waticket para supervisar, optimizar el servicio de atención al cliente y mejorar la labor de tus vendedores vía WhatsApp.
En los informes podrás visualizar a mayor detalle estadísticas que resalten datos como el tiempo de respuesta entre tus vendedores y tus clientes, cuántos leads se cierran, el tiempo de resolución de consultas, entre otros aspectos.
Estas métricas, a diferencia de las otras formas de supervisión para tus vendedores, te permiten obtener una muestra cuantitativa de las fortalezas y debilidades de tu servicio.
Sácales el jugo y úsalas para encontrar las fallas o esos aspectos que se pueden mejorar. Toma a tus vendedores como aliados en el proceso de crear nuevas estrategias para atender dichos problemas, ¡recuerda que dos cabezas piensan mejor que una!
¿Qué dices? ¿Te gustaría optimizar y supervisar tu servicio de atención al cliente usando Whaticket? ¿Vendes por WhatsApp y chats? Prueba aquí nuestro sistema para gestionar miles de chats de manera mas organizada.
