Cómo gestionar citas y recordatorios por WhatsApp para una clínica

Antes, la gestión y programación de citas médicas era posible sólo a través de llamadas telefónicas o visitando los centros de salud. Ahora el proceso es muy simple y organizado cuando se emplea el WhatsApp para una clínica... Se deja de lado los procesos burocráticos, las largas filas y el descontento generalizado de los pacientes que esperan ser atendidos.

Y aunque WhatsApp Business tiene herramientas nativas valiosas para automatizar tu servicio de atención al cliente, tendrás que acudir obligatoriamente a un software externo para programar envíos de mensajes, chatbots y conectar más agentes a un mismo número. 

Afortunadamente, esto puedes lograrlo si vinculas tu cuenta empresarial con un software CRM como Whaticket. ¿Cómo hacerlo? ¿Qué beneficios tiene? Más adelante te explicaremos todos los detalles.

Estrategias para automatizar los servicios médicos de WhatsApp para una clínica

En WhatsApp Business es posible automatizar muchos procesos que con los sistemas de atención tradicionales requerían una inversión de tiempo, dinero y esfuerzos que se hacían insuficiente para atender a la gran cantidad de personas interesadas en citas y atención médica. Toma nota de estas estrategias ganadoras con WhatsApp para una clínica con tu CRM de Whaticket:

1. Crea un enlace de WhatsApp y ubícalo en la página web y redes sociales de la clínica o consultorio médico para que los usuarios lleguen directamente.
2. Configura mensajes de bienvenida con un chatbot: cada persona que escribe recibirá una respuesta inmediata. Toma en cuenta que no todos los CRM incluyen esta función, con Whaticket, el bot viene en el paquete incluido sin costo adicional.
3. Crea listas de difusión para enviar el mismo mensaje a varias personas. Ten en cuenta que este tipo de mensajes solo llegará a quienes hayan agregado el número como contacto, así que asegúrate de solicitar a sus pacientes que registren en sus direcciones.
4. Crea plantillas de mensajes para las preguntas frecuentes. Desde Whaticket incluso puedes agregar etiquetas para segmentar tipos de clientes, mensajes y procesos.
5. Con la herramienta de CRM de Whaticket es posible configurar los horarios de atención, ubicación y catálogo de servicios. 
6. Utiliza los estados de WhatsApp Business para publicar recomendaciones de salud, promociones y otro tipo de contenido de interés para los pacientes.
7. Elige configurar un mensaje de ausencia para los momentos fuera del horario comercial o bien permite que tu chatbot de Whaticket se encargue de la atención 24/7. 

9 Casos de uso de WhatsApp para servicios de salud

Brindar una buena atención pasa por excelentes canales de comunicación. Te contamos con ejemplos precisos cómo usar WhatsApp para una clínica:

#1 Solicitud de información: 

Con un chatbot de WhatsApp para una clínica las personas pueden solicitar información sobre los servicios médicos, citas, precios, requisitos, horarios y localización.

Esto es muy útil porque los pacientes pueden resolver dudas sobre exámenes físicos, síntomas, tratamientos, etc.

#2 Programar reservaciones de citas

Con un chatbot los pacientes pueden hacer reservaciones para consultas médicas sin intervención del personal de la clínica. Incluso pueden redirigir las comunicaciones del paciente al departamento o consultorio médico que requiera. Con Whaticket es posible porque se trata de una plataforma multiagente y multicanal.

#3 Confirmar cita o hacer recordatorios

Se puede programar a través del calendario la confirmación de las citas y reservaciones de esa manera se disminuye dramáticamente los olvidos, el ausentismo y las cancelaciones de consultas médicas.

Una vez integres tu app de WhatsApp Business con un CRM como Whaticket, solo debes acceder a la aplicación y seguir los siguientes pasos:

1. Selecciona a los contactos que requieres enviar el recordatorio.
2. Diseña el mensaje personalizado y cuidando el tono de tu marca.
3. Haz clic en el ícono de calendario y selecciona día y hora para programar el envío del recordatorio.
4. Haz clic en programar.

#4 Recopilar datos antes de la cita

Un CRM de la mano de un chatbot puede recopilar los datos básicos del paciente antes de acudir a las instalaciones de la clínica. Las personas llegan a la consulta directamente sin pasar por procesos burocráticos de llenado de datos o largas esperas.

#5 Evaluación de síntomas

Los chatbots también sirven para orientar acerca de cuál especialista es el más indicado en relación a# los síntomas que presente una persona. En algunos casos no hace falta contactar con un médico para obtener una aclaración y el chatbot es eficiente para esta tarea. Cuando sí lo amerite, se puede redireccionar la conversación con un personal calificado de la clínica, sea administrativo o médico.

#6 Historial de las conversaciones y registros de los pacientes

La función de registro del CRM de Whaticket permite guardar el historial del chat con cada paciente, así como almacenar los registros de documentos, fotos y otros datos en un sistema en la nube de manera organizada. Así, los médicos pueden obtener toda la información pertinente del paciente y atender el caso rápido y efectivamente.

#7 Envío de informes

Los centros de salud pueden aprovechar el recurso tecnológico de WhatsApp para una clínica para enviar informes, resultados de pruebas y análisis por medio del chatbot de un CRM full funciones. Esto representa un ahorro de tiempo y esfuerzo a los pacientes que no tendrán que acercarse a la clínica.

#8 Fidelización y seguimiento 

Los alcances del CRM de Whaticket en WhatsApp para una clínica van más allá de la gestión de citas y recordatorios, sirve para construir relaciones cercanas con los pacientes e incluso fidelizarlos con tu servicio. Se puede implementar utilizando los estados o a través de listas de difusión donde se comparta información relacionada con la salud, hábitos de alimentación y ejercicio, sugerencias de manejo de la salud mental, etc.

#9 Emergencias de salud 

Es posible disponer canales de asesoría para emergencias de salud en pacientes que viven lejos del centro médico, como asesoramiento inmediato y asistencia oportuna. Este tipo de recursos fue muy utilizado durante los tiempos de confinamiento por la pandemia de covid y ha continuado con éxito.

Incluso, para atender emergencias de salud mental como depresión o ataques de pánico, algunas personas se sienten más cómodas hablando con alguien desconocido. Con un CRM multiagente como Whaticket dispones personal altamente calificado que puede atender de manera personalizada, sin perder el hilo de la conversación e incluso transferir los chats a otro agente de ser necesario.

Cómo puede ayudar Whaticket a los servicios de atención de tu clínica (+ Ejemplo de chatbot)

Como mencionamos anteriormente, es importante resaltar que no todos los CRM cuentan con chatbot integrado. En Whaticket lo dispones en el plan desde el principio sin precios adicionales ni costos ocultos para poner funcionar plenamente y con éxito tu WhatsApp.

Además de los increíbles beneficios de un chatbot integrado a tu WhatsApp, con un CRM como Whaticket, diseñado para que todos los procesos fluyan sin desperdiciar ni un contacto y sin estrés, podrás recibir todas las consultas de otros canales de comunicación en una misma bandeja de entrada. Es decir, quienes te escriban por Facebook Messenger, Instagram Direct y WhatsApp llegarán a una sola ventana de atención. 

También puedes disponer de más de 10 agentes para atender a los pacientes desde un mismo número de WhatsApp y con diversos dispositivos. Si decides terminar con la suscripción, conservas la base de datos. Y no menos importante, puedes implementar monitoreo en tiempo real del trabajo de tus colaboradores.

Con un Chatbot de un CRM como Whaticket puedes generar plantillas con respuestas frecuentes para los clientes de tu clínica de acuerdo a un mapa de conversación. 

Algunas preguntas frecuentes que los clientes de una clínica suelen hacer son: ¿qué especialidades tiene la clínica? ¿Para cuándo hay cita disponible para una especialidad en particular? ¿Cuáles son los precios de las consultas? ¿Tienen servicio de laboratorio? Como ves las respuestas son exactamente las mismas y se pueden preconfigurar para que tu chatbot de Whaticket se encargue:

Ejemplo de chatbot para una clínica:

Bot: ¿En cuál de nuestras especialidades médicas está interesado? Elija el número de la especialidad. 1 para Odontología, 2 para Ginecología, 3 para Cardiología… 

Cliente: 2.

Bot: ¡Excelente! ¿Quiere agendar también mamografía y citología para la cita? Ofrecemos un precio promocional si incluye ambos exámenes en la primera consulta.

Cliente: Sí, me encantaría hacerme de una vez la mamografía y la citología. También quiero saber si tienen dispositivos anticonceptivos a disposición por favor.

Bot: Claro que sí. Contamos con DIU y con implantes anticonceptivos.

Indique 1 para DIU, 2 para Implantes anticonceptivos

Cliente: 1

Bot: ¡Perfecto! El precio del Implante anticonceptivo se agregará a su recibo de factura junto a la consulta y la promoción de mamografía y citología.

Como ves, el chatbot ofrece respuestas empáticas y ofrece opciones de respuesta cerrada. Así no quedará ni un solo cliente sin una respuesta oportuna. 

La estructura de funcionamiento de los chatbot se basa en reglas sencillas de reconocimiento de palabras clave a través menús con opciones de pregunta y respuesta predefinidas, de esta manera no cabe espacio para conversaciones interpretativas. 

Te recomendamos que siempre personalices los mensajes para generar un clima de confianza, sin formalismos, aunque siempre con respeto. De todos modos, recuerda ofrecer siempre una opción para que tu cliente sea atendido por un agente humano de tu clínica en caso de querer recibir una atención más especializada. 

Beneficios de usar Whaticket en el proceso de automatización del WhatsApp para una clínica 

• Permite entablar comunicación directa sin los obstáculos que terminan disuadiendo a las personas de acudir a los servicios de atención médica.
• Reduce los tiempos de espera para agendar citas, recibir información o informes.
• Brinda a los clientes una sensación de haber recibido un buen servicio.
• WhatsApp para una clínica con Whaticket aumenta la retención de pacientes.
• Mejora el nivel de satisfacción de los pacientes.
• Brinda a las personas flexibilidad para confirmar o cambiar la fecha de una cita médica.
• Reduce la cantidad de cancelaciones de citas y ausentismo.
• Mejora la comunicación con tus pacientes y facilita la planificación de consultas.
• La tasa de apertura de mensajes en este servicio de mensajería instantánea es tan alta que ronda entre 95 y 99 %. Eso quiere decir que no hay forma de que con WhatsApp para una clínica un paciente no lea un recordatorio o mensaje de la clínica que llegue a su bandeja de entrada.
• Integrando un CRM como Whaticket disminuyes pérdidas económicas por cancelación de citas.

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Autor: Juan Luis