Los mejores CRM para WhatsApp: gestionar clientes 2025

Cada vez son más las marcas que han dejado de gestionar la información de sus clientes con la clásica "hojita de Excel". Ahora utilizan alguno de los mejores CRM para WhatsApp para organizar su base de datos. ¿Todavía no lo haces? Pues, no siempre es un cambio cómodo.

Pero... ¿quién dijo que cambiar lo es? Escucha esto: sabemos que no quieres quedarte en esa zona de confort que te impide avanzar, ¿cierto? Ese comportamiento no es propio de ti, especialmente cuando el 2025 promete muchos más beneficios para empresas como la tuya gracias a las plataformas de mensajería.

Hay suficientes razones por las cuales deberías usar un CRM integrado a WhatsApp. Pero un primer paso es saber cuáles son los más recomendados. De eso nos encargamos en este listado. Y si aún dudas, acá también conseguirás datos sobre tendencias que terminarán de convencerte. 

¿Por qué usar un CRM seguirá siendo tendencia en 2025?

Si piensas que puedes seguir gestionando solicitudes por Whatsapp Business sin un CRM, aquí viene un spoiler alert: ¡los demonios de las bajas ventas llegarán a ti! Ignorar estrategias para una plataforma de más de 2000 millones de usuarios, con especial éxito en regiones como América Latina, no parece ser una opción adecuada.

Por eso, cada vez más marcas incorporan un CRM a sus planes de marketing. Saben que las posibilidades de aumentar su tasa de conversión son mucho mayores. De acuerdo con RD Station, se estima que el cierre de oportunidades comerciales con esta herramienta, sin salir de WhatsApp web, se incrementa hasta un 40%.

¿Aún no te convence? Pues, tenemos más datos para ti:

1. Whatsapp Business seguirá entre las mejores herramientas de marketing

Si 6 millones de negocios tienen esta aplicación entre sus caballos de batalla, es indudable que seguirá dando lo mejor en 2025. Por eso, Meta anunció en septiembre pasado la incorporación de nuevas funciones, que harán más sencillo el trabajo.

Entre las novedades, se encuentra Whatsapp Pay, una opción que permite hacer y recibir pagos sin salir de la aplicación, y la apertura de la Cloud API de WhatsApp, que facilitará la configuración de chatbots o la integración de los CRM.

2. Los CRM son herramientas en expansión

Empresas dedicadas a estudiar el comportamiento del mundo digital estiman que el mercado de los CRM crecio 48.040 millones de dólares en 2024. Para 2025, habrá llegado a 49.000 millones de dólares.

3. El mercado del CRM está diversificado

Seguro estás calculando cuánto tendrás que invertir para adquirir este software. Pero es una preocupación que no te quitará el sueño. Este mercado se ha diversificado tanto que podrás conseguir un CRM que se ajuste a tu presupuesto y necesidades.

4. Mayores posibilidades de integración con otras aplicaciones

¿Crees que un CRM solo te servirá para gestionar tu cuenta en WhatsApp Business? Te sacamos de tu error: con este programa podrás integrar otras aplicaciones que poseen servicios de mensajería, como Facebook e Instagram, guardar historiales, medir el rendimiento de tus agentes de venta, entre otras funciones.

5. Mejora su programación para responder a sectores específicos

Sabemos que tus necesidades no solo dependen del perfil de tu marca, sino del sector económico al que pertenece. No es lo mismo vender una casa que ofrecer servicios de belleza. Y eso lo saben quienes diseñan CRM.

Por eso, en 2025 se mantendrán los esfuerzos por producir softwares de CRM ajustados a sectores como el inmobiliario, servicios, envíos, entre otros.

6. El marketing conversacional mantiene su tendencia en 2025

Lo sabes: nada como una buena, directa y precisa conversación para cerrar ventas. Eso seguirá siendo una realidad en los próximos años, así que procura mantener tus esfuerzos para optimizar tus estrategias de marketing conversacional.

TOP de mejores CRM para Whatsapp Business 2025

Sí, ya estás listo para escoger un CRM. Por eso, te presentamos las mejores herramientas de este tipo, con sus funciones y beneficios, para que tu elección sea la más ajustada a tus necesidades.

Muchas de estas aplicaciones demostraron todo su potencial en 2025, así que tienen toda la experiencia para hacerte todo más sencillo y rápido. Por eso, algunos nombres te resultarán familiares. Después que leas nuestro top, las expectativas sobre tu marca se dispararán.

 #1 Whaticket - CRM para atender por WhatsApp sin estrés

¡Nuestra hermosa creación pensada en ti! Teniendo en mente lo estresante y lo desorganizado que puede ser el mundo de las ventas y atención por redes sociales, desarrollamos nuestro CRM integrado a Whatsapp: Whaticket. 

Puedes hacer muchas cosas con nuestro CRM para WhatsApp empoderando tu gestión de clientes y ventas: 

• Crear chatbot para automatizar respuestas. 
• Centralizar tus comunicaciones e historial de clientes en un solo lugar.
• Manejar todos tus chats en una sola bandeja compartida.
• Atender con sistema multiagente. Es decir, varios asesores conectados a un mismo número.
• Para que inicies así súper rápido y fácil, lo hemos hecho increíblemente intuitivo. Sin exagerar, tú y todo tu equipo pueden aprender a usarlo en menos de 10 minutos.
• Monitoreo de los asesores en tiempo real, lo que te permitirá medir tus tasas de atención al día.
• Ah y otra función que muchos de nuestros clientes adoran — que seguramente tú también—: EL HISTORIAL SE QUEDA CONTIGO PARA SIEMPRE. Podrás descargarlo cuando quieras sin ninguna tarifa extra.  

Además, Whaticket no es sólo uno de los mejores CRM para WhatsApp. A pedido del público, puedes integrarlo a Facebook e Instagram y así tener literalmente todos los chats de tu negocio en un mismo lugar. 

#2 Leadsales.io - CRM para administrar

Otro de los mejores CRM para Whatsapp es Lead Sales. Como las anteriores, Lead Sales permite que sus usuarios puedan contestar todos sus mensajes desde una sola plataforma. Quizás su diferencial sea la posibilidad de crear embudos de venta y personalizarlos a tu gusto.

El sistema en sí se encarga de unificar varias funcionalidades direccionadas a Whatsapp como importar contactos, almacena, todo muy organizado, distribuye carga de tareas entre agentes. Hace poco también adicionó canales como Facebook e Instagram.

Te compartimos algunas de sus mejores beneficios:

• Sistema multiagente para atender más clientes en simultáneo 
• Como las herramientas anteriores dispone de un potente CRM que permite crear bases de datos de clientes.
• Te permite crear embudos de venta para Whatsapp 
• Centraliza y organiza, todos los mensajes que llegan a la plataforma
• Monitoreo de chats de todo tu equipo y también de clientes

#3 amoCRM- Un CRM para WhatsApp y algo mas

amoCRM es un CRM para WhatsApp bastante completo. Actúa como centro de comunicación para centralizar todos tus chats con clientes.

Permite a las empresas unificar las comunicaciones con sus clientes usando los canales con los cuales se sienten más cómodos: WhatsApp, SMS, llamada telefónica y correo electrónico.    

Con su sistema CRM puedes organizar todos tus prospectos, categorizar cada uno con etiquetas, etc. Para completar, cuenta con un chatbot y herramientas de análisis.          

Lo que podemos destacar de amoCRM es: 

• Permite la creación de perfiles automática para cada cliente a partir de chats.
• Mantiene los chats de todos los canales de comunicación sincronizados.  
• Gestión de embudo de ventas.
• Permite ampliar operaciones con un creador de bots integrado  
• Puede dirigir equipos: creando y gestionando tareas, asignando usuarios responsables de áreas específicas y mucho más.      
• Entrega un dashboard de estadísticas para verificar cómo andan todas las comunicaciones de tu negocio. 

#4 Callbell- Un CRM intuitivo para WhatsApp

Callbell es una herramienta de gestión súper completa que fue hecha para ofrecer a las empresas la posibilidad de atender todas sus áreas (soporte, ventas, etc). Todo a través de apps de mensajería como WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram direct y Telegram.        

Dentro de sus funcionalidades está:

• Posibilidad de centralizar todos tus canales en un solo lugar.
• Función multiagente para agilizar el atendimiento al cliente.
• Área de trabajo intuitiva super fácil de usar. 
• Ofrece un potente analytics.
• Permite la asignación de chats entre departamentos.
• Se adapta a equipos de todos los tamaños.

#5 HubSpot - Una opción de CRM para empresas emergentes

Si tienes una empresa pequeña o es emergente, entonces este CRM puede ayudarte a optimizar tus estrategias de marketing conversacional. Está desarrollado para facilitar las conversaciones con tus clientes potenciales y hacerles seguimiento efectivo, aumentar tus ventas y mejorar tus servicios.

Con esta herramienta puedes

• Sincronizar, limpiar y seleccionar los datos de tus clientes. 
• Contar con un centro de servicios, que contribuye a mejorar la atención y mejorar las relaciones con tu grupo de clientes.
• Usar un software diseñado para optimizar el cierre de ventas.
• Emplear un software para llegar a tu audiencia de forma efectiva y desarrollar adecuadamente campañas de inbound marketing.

#5 Zoho – Un CRM que busca adaptarse a la marca

Si quieres una herramienta que te permita cambiar la intefaz de tu CRM, con capacidad onmicanal y gestión de desempeño, esta opción se ajusta a tus necesidades.

Con presencia en 250.000 empresas de 180 países, Zoho CRM te facilita:

• Modificar la intefaz del CRM, gracias a una alianza con Canva.
• Comunicarse con sus clientes por varios canales: vía telefónica, correo electrónico, chat en vivo y redes sociales.
• Automatizar efectivamente procesos y activar acciones instantáneas, para acelerar y llevar el pulso del flujo de trabajo.
• Seguimiento de los indicadores clave de rendimiento.
• Cuenta con Zia, una asistente virtual que te ayudará en el manejo inteligente de ventas.

¿Cómo escoger correctamente un CRM para WhatsApp?

Ahí arriba dejamos un listado con los mejores CRM para Whatsapp para gestionar clientes 2025. Ahora solo depende de ti cual vas a elegir para tu negocio. ¡Pero no nos lavamos las manos del todo! Para que elijas bien, te compartimos algunos tips a valorar antes de contratar uno.

Acá te dejamos todo para que tomes una decisión integral, inteligente y sólida. Tranquilo: está cada vez más cerca de ver crecer tus ventas.

1. Define los objetivos de tu empresa

Sí, puedes resultar obvio, pero no lo es: la incorporación de un CRM debe responder a las necesidades que tiene tu marca. No es lo mismo usar esta herramienta cuando quieres ampliar la capacidad de respuesta de tu equipo o cuando trabajas en mejorar tu cierre de ventas.

Los objetivos que te propongas te dirán cuál es la mejor aplicación para tus necesidades y metas.

2. Analiza la dificultad de las necesidades de tu negocio 

Puede que una alternativa de CRM para WhatsApp más simple sea suficiente para saciar las necesidades de tu empresa, como puede que necesites de una herramienta CRM más completa cargada de muchas funcionalidades. 

Antes de invertir en cualquiera de los mejores CRM para WhatsApp evalúa la cantidad y complejidad de las necesidades que hoy tiene tu negocio. 

3. Evalúa las recomendaciones para el sector económico en el que te desempeñas

Gracias al alcance de estas herramientas, es cada vez más frecuente ver recomendaciones de CRM para sectores específicos, según el tipo de transacciones que se realización, las características del cliente, la información que se comparte y las estrategias de marketing que se aplican.

Puedes consultar a expertos del sector, que te dirán cuál es su experiencia con el uso del CRM y te darán los consejos necesarios para que hagas la mejor elección.

4. Toma en cuenta el perfil de tus clientes

Al saber cómo interactúan a través de WhatsApp y cómo puedes mejorar la comunicación con ellos, tendrás un criterio adecuado para escoger el mejor CRM, ese que te ayude a mantener un diálogo continuo.

Es este caso, también es vital saber cuáles son los tipos de interacciones que hasta ahora tienes con ellos, cuáles son sus preguntas más frecuentes y cuáles son sus plataformas de pago favoritas. Todos esos datos son oro: te darán una guía para evaluar las características de un Costumer Relationship Management ante de pagar por este.

5. Verifica la posibilidad de personalizar experiencias del cliente

Uno de los objetivos que usualmente se quiere conseguir con un CRM es tener a los clientes identificados, caracterizarlos según las diferentes fases del proceso de compra y necesidades.  Sin embargo, muchos CRM de Whatsapp se limitan a solo almacenar base de datos. 

Por ello, al momento de elegir un CRM integrado a WhatsApp, debes tener en la mira funciones de personalización de experiencias para cada cliente, ya sean etiquetas para clasificar clientes por etapa o chatbots que califiquen leads. Busca funciones que hagan posible la tarea de personalizar todos los puntos de contacto, tácticas, estrategias u ofertas para iniciar la conversación adecuada con cada cliente.  

6. ¿Qué tan bueno es su equipo de soporte/atención al cliente?

La rapidez para solucionar problemas y la velocidad de respuesta del equipo de soporte de un CRM de WhatsApp es uno de los factores claves a considerar. Si mañana tu CRM de Whatsapp se cae: ¿Qué tan pronto se arreglan esos inconvenientes? ¿Hablamos de minutos u horas? ¿Es una caída frecuente o pasa una vez de cada 1000? 

Alza la bandera roja si descubres comentarios pésimos de anteriores clientes sobre el servicio de soporte. Asimismo, piénsalo dos veces si ves comentarios de usuarios del CRM quejándose de que el ‘’sistema siempre se cae’’. Recuerda que un fallo prolongado sin resolver en el sistema puede significar pérdida de ventas y clientes decepcionados. 

7. Investiga si el CRM de WhatsApp tiene una aplicación

WhatsApp nació como una aplicación y tiene lógica que tu equipo quiera utilizar su celular para atender a tus clientes y vender por ahí. Aunque no es un factor determinante, el CRM para WhatsApp que elijas debería tener una versión móvil. 

Si tenemos en cuenta que muchos equipos de atención y ventas trabajan a distancia, es posible que ninguno esté trabajando desde sus escritorios. Casi jamás está en la oficina, pero continuamente requieren entrar a la base de datos de tus clientes para hacer bien su trabajo.

8. Evalúa la experiencia de tu equipo antes de integrar un CRM

Esta información es clave para hacer la selección correcta. Si tu equipo nunca ha interactuado con este tipo de herramientas, evalúa aspectos como la capacidad intuitiva de la aplicación, sus grados de dificultad y la posibilidad de contar con herramientas de capacitación.

Mientras más posibilidad de adaptabilidad te ofrece una aplicación de este tipo, será mejor para tu marca.

9. Estudia las posibilidades de escalabilidad

Si tus planes son hacer crecer tus ventas directas y consolidar tus canales de interacción con tus clientes, escoge un CRM que puedas adaptar a las nuevas demandas que tendrás junto a tu equipo. Es un aspecto clave al momento de elegir, porque te permitirá ahorrar tiempo y ser más eficaz.

En este punto es importante que mantengas un presupuesto para el mantenimiento de tu CRM: puede ocurrir, por ejemplo, que debas adquirir nuevos planes y funcionalidades. 

10. Revisa la eficacia de sus métricas e informes

Si tuvieras que recoger toda la información de tus ventas por WhatsApp, enloquecerías. Por eso, los CRM te ofrecen informes precisos para que tengas los datos que necesitas, detallada y organizada. Esa es la clave para mejorar cualquier estrategia para conversión de leads o fidelización de tu marca.

Por eso, antes de contratar ese servicio, confirma que tendrás informes adecuados a tus necesidades y a los requerimientos de tu equipo.

Tendencias de Whatsapp 2025: ¿qué debes saber para escoger correctamente tu CRM?

Si quieres acertar en la selección del mejor CRM, también debes considerar cuáles serán las tendencias de uso de WhatsApp y WhatsApp Business en 2025. Tener el panorama claro te ayudará a tomar una decisión adecuada y sostenible en el mediano plazo. Veamos.

1. La conexión entre usuarios y empresas a través de WhatsApp seguirá fortaleciéndose

¿Sabes cuántos usuarios de esta plataforma se conectan con alguna cuenta comercial a la semana? ¡Mil millones! 

“Estos usuarios se ponen en contacto para pedir ayuda, para encontrar productos y servicios, o bien para comprar cualquier cosa, desde artículos de gran valor hasta productos cotidianos”, dijo Mark Zuckenberg, el CEO de Meta, en la primera edición de Conversations, una conferencia anual dirigida a empresas.

En ese encuentro, celebrado en octubre pasado, se anunciaron nuevas funciones para permitirle a las empresas una experiencia más personalizada a sus clientes. Así que habrá interacción por WhatsApp Business para rato.

2. Más y mejor integración con otras plataformas

Al ser una aplicación de alta demanda y uso, los desarrolladores contemplan la mejor manera de ajustar sus aplicaciones para hacerlas compatibles con WhatsApp. Eso les dará un plus frente a marcas como la tuya, que buscan soluciones efectivas para sus gestiones de ventas.

Del lado de Meta, el camino ya está abierto: activó el WhatsApp Cloud API, para facilitar la creación de softwares que mejoren la experiencia y optimicen la capacidad de respuesta de respuesta frente a los clientes.

3. Se mantienen los elementos que te ayudan a organizar tus chats

Si algo seguirá siendo natural en WhatsApp Business son las opciones para organizar conversaciones y ofrecer información. El apartado de perfil, los mensajes automatizados, los enlaces directos, las etiquetas y el catálogo en línea son aliados indispensables para brindar la mejor experiencia.

Por eso, al momento de elegir alguna aplicación para gestionar las conversaciones con tus clientes, evalúa cómo aprovecha todas estas soluciones para ayudarte a incrementar tu tasa de conversión.

4. Podrás estar más cerca de tus clientes de lo que piensas

Gracias a la función de negocios cercanos, un cliente podrá ubicarte con más facilidad. También, entrarás en el radar de quienes aún no conocen tu marca, pero buscan servicios o productos similares a los tuyos.

Eso es muy útil si tu negocio, por ejemplo, se encuentra en una zona comercial de gran demanda o en un área turística.

5. Acceder a las herramientas de configuración será más sencillo

En la pantalla de inicio se activará una pestaña para acceder directamente a estas funcionalidades, sin seguir la ruta a la que nos tenía acostumbrada la aplicación. Así, será mucho más rápido gestionar la conectividad de anuncios de Facebook e Instagram, o ajustar el perfil de tu empresa.

6. La actualización será una constante

Ver las nuevas funciones de WhatsApp Business no es un asunto del azar. Si algo tiene esta aplicación es su actualización constante, pensada en ofrecer cada vez más una óptima experiencia para todos sus usuarios.

Estas mejoras son consideradas por los desarrolladores de los CRM, que deben ajustarse a esas transformaciones para ofrecer el máximo rendimiento posible. Al adquirir una aplicación de ese tipo, verifica que se ajuste a todas las actualizaciones.

7. Se consolida el liderazgo de WhatsApp como la plataforma de mensajería más usada

Se calcula que únicamente en 25 países esta aplicación no es la más empleada para la mensajería instantánea. Eso te da una idea del alcance y la influencia de esta plataforma: definitivamente, no puede salir de tu radar de herramientas efectivas de ventas.

Por, la inversión en un CRM, siempre que sea bien evaluada y dirigida, jamás será una inversión perdida. Te lo reiteramos: ¡no lo dejes para mañana!

8. Cero spam: sigue cuidándote de los mensajes masivos

En algo son celosos los desarrolladores de WhatsApp: evitar que los mensajes se conviertan en spam. En 2024, todo indica que mantendrán esa política, que establece niveles para enviar una cantidad máxima de mensajes al día.

Así que puedes aprovechar las herramientas CRM para planificar muy bien cómo realizar envíos masivos sin violar las políticas de uso. Con los informes y métricas, sabrás con quiénes debes entrar en contacto.

9. La tasa de apertura de mensajes sigue alta

Si algo nos tortura es pensar que nuestro mensaje nunca será leído, pero eso es historia con WhatsApp. Sigue con una de las tasas de apertura más favorables del sector: 98%. Es una garantía para seguir adelante con todos tus esfuerzos por mejorar tus estrategias de marketing por ese canal.

Como ves, ahora tienes más motivos para incorporar herramientas que mejoren las conversaciones con tus clientes y, por supuesto, incrementen tus ganancias.

10. Los grupos de WhatsApp mantienen su utilidad

Puedes crear y mantener estos grupos, para compartir contenidos, promociones especiales y novedades. Es un canal de interacción eficaz para mantenerte cerca de tus clientes fidelizados y convertir leads, que seguramente generará conversaciones privadas.

Para sacarle el jugo a esos grupos, debes generar y distribuir contenidos de forma inteligente, para evitar el abandono de estos espacios y promover experiencias favorables al usuario.

Un último paso: aprovecha los demos para elegir tu CRM

Tienes claras varias cosas: los CRM son herramientas en expansión, WhatsApp seguirá afianzado su liderazgo en 2025 y el marketing conversacional continuará expandiéndose. Ahora, te queda dar el último paso: elegir el Costumer Relationship Management más útil para ti.

¿No quieres equivocarte? Lo entendemos perfectamente: nadie desea dilapidar dinero, menos si tiene un negocio emergente. Debes optimizar el uso de tus recursos para obtener los resultados más favorables. Para eso, como te comentamos más arriba, existen los demos.

¿Cuál es la ventaja de un demo?

Te ofrece una experiencia de interacción real con cualquier aplicación, para conocer sus funcionalidades y evaluar su rendimiento. Con esta información, sabrás si una aplicación se ajusta a tus necesidades y presupuesto.

Por lo general, tiene funciones reducidas y puedes usarse por un tiempo determinado, con el fin de estimularte a tomar una decisión de compra. Incluso, antes de que culmine el periodo de prueba, ya sabrás si te conviene o no.

¿Puedes obtener el demo de un CRM?

Sí, claro que puedes. De hecho, muchas de estas aplicaciones te ofrecen esa opción. Es una garantía de confianza y una muestra de cuánto valoran los desarrolladores tu experiencia como usuario. Y eso lo sabemos muy bien en Whaticket.

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Autor: Juan Luis