¿Cómo puedo agregar un bot a un grupo de WhatsApp?
Aunque el mundo ha empezado a vislumbrar los primeros rayos del sol de la era de la Inteligencia Artificial (IA), lo cierto es que aún está como un bebé en pañales. Cuando escuchamos de la voz del fundador de Evernote, Phil Libin, su icónica frase: “El mundo va a ser reescrito gracias a los bots y las interfaces de usuario”, no teníamos idea de los alcances de la misma. La realidad es que hoy en día tener un chatbot en nuestro WhatsApp Business es algo tan común y necesario para interactuar en tiempo real con las personas sin importar la hora.
Nadie puede negarlo, los bots han cambiado la dinámica total de brindar información y gestionar solicitudes, sobre todo a los negocios que tienen a WhatsApp como uno de sus principales canales de comunicación. Aquí en este artículo te mostraremos cómo agregar y usar los bots en los grupos de WhatsApp.
¿Qué es un chatbot y cómo funciona?
Los bots o chatbot son software de IA o programas informáticos que son capaces de simular conversaciones humanas con tal maestría que puede que no notes que hablas con un robot. Permiten interactuar con los usuarios identificando sus mensajes con base en algoritmos de programación para brindar respuestas inmediatas, oportunas y personalizadas.
¿Suena muy complicado? Puede que sí suene como un embrollo de código, pero actualmente los avances tecnológicos te permiten descargar bots gratuitos y configurarlos sin necesidad de que conozcas de código ni de programación en un nivel básico. Para empresas existen software que integran muy bien esta y otras funciones.
¿Por qué utilizar un chatbot en un grupo?
Cada vez son más las empresas que utilizan bots para WhatsApp a fin de brindar un mejor servicio, más inmediato y personalizado, además de optimizar la administración a sus grupos, evitando el spam y manteniendo una mejor organización.
Un grupo ofrece la ventaja de tener muchísimos miembros, dando la oportunidad de ampliar los alcances de difusión y comunicación. En mayo de 2022, WhatsApp duplicó su capacidad de participantes de 256 a 512 para su versión beta a los usuarios de Android y iOS, y planea llevar este beneficio a todos los miembros de la plataforma próximamente.
Los chats grupales suelen mantener el historial visible a sus miembros, se puede aplicar ajustes de manera automática y ofrecen herramientas útiles para los grupos.
En un grupo, un bot puede servir para muchas funciones:
- Dar la bienvenida a cada miembro nuevo que se une al grupo.
- Son capaces de publicar contenido nuevo para todos los miembros del grupo.
- Comentar las interacciones de los usuarios para aprobar y reconocer dependiendo del tipo de dinámica grupal.
- Aportar más datos nuevos siguiendo el hilo conversacional.
- Mencionar a usuarios (a través del @) para atraer su atención en el mar de mensajes del grupo para responder una pregunta que haya hecho anteriormente.
- Pueden mencionar a administradores del grupo para que supervisen alguna fase o contenido de la conversación o den respuesta a un tema más complejo.
Beneficios de un chatbot en un grupo:
Los bots guardan grandes beneficios para tus sistemas de mensajería en redes sociales. Cuando se trata de WhatsApp, una de las plataformas más usadas y con más de 2 mil millones de usuarios activos a nivel mundial, es todo un “As” bajo la manga para las empresas que buscan atraer y retener más clientes. Estos son sus principales beneficios:
- Publican automáticamente en los grupos.
- Pueden brindar información adicional a las preguntas que se hagan de manera inmediata y acertada.
- Atiende de inmediato cuando algún usuario lo menciona en una publicación, siendo capaz de realizar acciones. Por ejemplo, proporcionar enlaces o archivos multimedia.
- Responden a solicitudes de la conversación pre configuradas como respuestas rápidas.
- Siguen muy bien las conversaciones con los usuarios en tiempo real las 24 horas del día todos los días del año.
- Comparten información de forma asíncrona con los participantes del grupo.
- Ideal para interactuar en tiempo real con un determinado grupo de personas en un mismo lugar.
Ejemplos de casos de uso de chatbot en grupos de WhatsApp
Utilizar un bot de chat tiene múltiples utilidades, te mencionamos algunos ejemplos de uso específicos:
- Recordatorios para un evento o reunión.
- Notificaciones cuando hay una actividad grupal, empresarial o educativa.
- Hacer seguimiento para solucionar un problema en un grupo de personas.
- Enviar respuestas a preguntas frecuentes en un chat de un grupo de estudio, curso o universidad.
- Difundir enlaces a salas de videollamadas o conferencias.
Pasos para agregar un bot a un grupo de WhatsApp
Antes de pensar en integrar un bot a un grupo de WhatsApp te contamos que no se pueden crear chatbots directamente dentro de la plataforma, ya que no es una función nativa. Previamente, debes cumplir con las condiciones de tener la versión de negocios WhatsApp Business, así como ser usuario de la API.
A cada mensaje que reciba tu bot desde WhatsApp Business se abrirá una "Ventana de Atención al Cliente" de 24 horas. Para integrar funciones más avanzadas, es necesario conectar con un software externo que permita la automatización de los mensajes, como por ejemplo un CRM.
Integrar un bot a un grupo de WhatsApp es muy sencillo, de hecho, existen varios caminos para hacerlo.
Paso 1:
El primer paso normalmente es agregar el bot a contactos, tal como si el número perteneciera a una cuenta personal.
Para empezar una conversación con un bot de manera individual basta con enviar un mensaje y allí empieza la interacción.
Paso 2 – opción 1:
Ubica el ID de WhatsApp del bot para agregarlo al grupo. Lo encuentras cuando tienes un chat individual con el bot, en la barra superior encontrarás la palabra “WhatsApp”.
Paso 3 – Opción 2:
Agrega el número de teléfono del bot al grupo y envía un mensaje al grupo. El bot se agregará al grupo.
Consejo importante a tener en cuenta:
Evalúa si el canal adecuado para interactuar con tus usuarios es un chatbot individual o un bot para un grupo. ¿Será más útil para tu empresa crear estas interacciones grupales o individuales? Depende de estas dos condiciones:
Bot para grupo de WhatsApp: Es idóneo si requieres interactuar con varias personas al mismo, enviarles contenidos, enlaces o responder comentarios y preguntas frecuentes.
Chatbot para un chat individual: Cuando un usuario requiere seguimiento de una compra, si debes alertar a una persona de algún asunto urgente, resolver algún incidente particular, etc., lo idóneo es este medio por privado.De todas maneras, la gran noticia es que con un software especializado puedes gestionar ambas formas de interacción. Una de las razones es que muchas veces será necesario publicar en grupos para brindar información relevante a todos, mientras que en otras conviene atender de manera más personalizada.
Integra la mejor herramienta para que tu chatbot grupal sea todo un éxito
Sabemos que los cautivadores chatbots te hacen pensar que ya no hace falta estar encima de los grupos de WhatsApp, pero no debes dejar la gestión de los participantes al 100 % en manos de tu increíble ayudante robótico. Lo ideal es que organices bien tu sistema de atención al cliente automatizando procesos, pero también supervisando y organizando.
Por ello te recomendamos que integres una herramienta multifuncional como Whaticket, que no solo te proporciona chatbots para WhatsApp sino que puedes integrar en una misma bandeja de entrada los mensajes de chat de Instagram Direct, WhatsApp y Facebook Messenger, además de gozar de un sistema multiagente, poder monitorear conversaciones en tiempo real y transferir chats entre tu equipo.
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