Aprende a crear un ChatBot para WhatsApp con esta guía 2024

Por cada bot para WhatsApp que funciona, hay otros 4 que fracasan; pero, ¿qué es lo que falla? Spoiler Alert: la persona que lo programa. Aunque hablamos de una herramienta que opera sin ayuda humana directa, siguen aprendiendo de nosotros para funcionar adecuadamente. 

Entonces, si tus bots para WhatsApp no rinden como esperabas, no replantees tu herramienta de automatización, mejor repiensa tu forma de crearla. ¿Quieres intentarlo? Nosotros te ayudamos con esta guía paso a paso para crear un chatbot para WhatsApp. ¡Pon la tecnología a tu favor y llega a más clientes!

¿Qué es un bot?

Antes de explicarte cómo puedes sacarle provecho en WhatsApp, aclararemos qué es un bot, por si aún no lo sabes. Es un programa informático que interactúa con usuarios de aplicaciones y otros programas empleando comportamientos similares a los humanos. Su objetivo principal es atender necesidades en cuanto a aclaratorias y solicitudes de información. 

Los bots operan gracias a algoritmos diseñados para las tareas que les sean asignadas y programadas. Generalmente, se trata de labores que, bajo una serie de patrones, se pueden realizar de manera automática y con un ahorro significativo de tiempo. Esto ayuda a organizar mejor el trabajo y a dedicar tiempo a esas tareas que sólo podemos hacer los humanos dentro de una empresa.

Detrás de un mensaje que te envía el banco, la respuesta de la tienda virtual de tu preferencia o una cuenta en redes sociales se encuentran los bots. Tú rara vez lo notarás, porque están programados para actuar tal como lo hace un empleado común ante las demandas más usuales de cualquier usuario o cliente. Por eso, son los aliados de cualquier equipo de ventas

¿Cómo funciona un bot para WhatsApp?

Ya sabes qué es un bot y, probablemente, te estás preguntando cómo puede hacer una tarea como si fuera una persona. Es simple: este tipo de aplicaciones trabaja con herramientas de inteligencia artificial (IA), machine learning y computación cognitiva para emular nuestro comportamiento y aprender a hacer cosas a partir de algoritmos.

Puede sonar futurista, pero gracias a estos mecanismos, los bots ejecutan tareas y asignaciones como:

• Envían mensajes vía chats o correo electrónico; agendan citas, envían notificaciones y recordatorios.
• Realizan publicaciones en redes sociales.
• Interactúan cordialmente con los usuarios simulando la conducta humana, como los hacen asistentes virtuales.
• Aumentan la oferta de marketing de ventas y marketing conversacional.
• Extienden los horarios de atención al cliente, gracias a que un bot puede estar las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin desgaste ni agotamiento físico ni mental, equilibrando las cargas de trabajo, ahorrando tiempo y dinero para la empresa.
• Especialmente, los bots se han incorporado a las áreas de marketing digital, de ventas y conversacional; comunicaciones y atención al cliente, gracias a su eficacia y efectividad para ofrecer respuestas y soluciones oportunas a prospectos y clientes fidelizados.
• Se perfeccionan constantemente a partir de la experiencia de los usuarios y de las empresas, con el propósito de hacer más eficaz su operatividad.

Para hacer que tu experiencia sea agradable, los bots responderán de manera oportuna a la programación para la que han sido diseñados, a tal punto que podrán establecer una conversación bastante cercana, amena y natural con tus audiencias. Estos bots se conocen como chatbots, y resultan ideales para solucionar dudas e inquietudes de tus clientes, convirtiendo una consulta en una experiencia de atención altamente satisfactoria. Son tan efectivos que pueden lograr la conversión de prospectos a clientes. 

Pero, ¿cómo opera un chatbot?

El funcionamiento de los chatbots dependerá del objetivo para el cual fueron diseñados, programados y configurados, respondiendo a tres principios del lenguaje: procesamiento, comprensión y generación del lenguaje natural humano. 

Esta programación es la encargada de dotar al chatbot de “personalidad” y atributos humanos para interactuar con tus audiencias de forma oral, escrita y en los idiomas configurados de manera fluida, oportuna y lo más natural posible a través de la IA.

Esto trae grandes ventajas: puede ayudar a organizar la información que recibes de tus clientes, asignar nuevas tareas a tu equipo y tus prospectos y tus clientes se sienten atendidos los 365 días del año, sin importar si es domingo o es un día feriado no laborable, desde cualquier lugar que se encuentren y sin complicaciones. Así, mejorarás la relación empresa-cliente a través de los chatbots.

¿Por qué utilizar un bot para WhatsApp?

Imagina por un momento recibir cientos de mensajes importantes por WhatsApp, pero no puedes responderlos todos al mismo tiempo. Seguro habrá algunos que no leerás o no atenderás. Ahora, piensa que esto ocurra con tu propio negocio: ¡sería un desastre! Perderías oportunidades de venta y te ganarías la reputación de ineficiente. Por eso, un bot para WhatsApp puede ser tu mejor aliado.

El uso de la tecnología de manera inteligente, como respuesta a la gran demanda de interacciones por parte de clientes, trae consigo destacados beneficios para tu negocio mediante los bots de WhatsApp, una de las plataformas de mensajería más usadas en el mundo del marketing.

El uso de esta herramienta y su rendimiento dependerá de los objetivos planteados, las plataformas que utilices y la estrategia que diseñes para tus necesidades empresariales. 

Además, el marketing conversacional a través de los chatbots te ayuda a conectar con tu audiencia y crear una comunicación con soluciones pertinentes a sus solicitudes para: 

1. Mejorar procesos atendiendo mayor cantidad de usuarios con menos personal, en menor tiempo y con menos recursos.

2.  Optimizar la comunicación eficaz, cercana y oportuna con tus audiencias.

3.  Incrementar la velocidad de respuesta.

4.  Crear oportunidades de negocio.

5.  Aumentar la captación de leads mejor calificados en menos tiempo.

6. Generar una percepción positiva de tu marca, productos y/ o servicios.

7.  Impulsar una experiencia usuaria satisfactoria.

8.  Aumentar la fidelización de tus clientes.

9.  Mejorar el servicio de atención y soporte permanente. 

10.  Aportar soluciones más precisas y específicas.

Sin importar tu tipo de negocio, es indudable que el recorrido de un comprador se apresura cuando usas chatbots para potencializar tu estrategia de marketing conversacional.

Cómo crear un chatbot para WhatsApp o WhatsApp Business

Si quieres ahorrar tiempo y esfuerzo con esta herramienta, lo primero que debes hacer es crear tu cuenta en WhatsApp Business, una aplicación pensada para cuentas empresariales. Facilita la conexión de varios dispositivos para la gestión de los mensajes.

Cumplido este proceso, el siguiente paso es escoger una plataforma para crear tu chatbot. Elige aquella que se ajuste a tus recursos, el tamaño de la empresa y las capacidad de tu equipo. Acá te presentamos cuatro opciones disponibles para ti.

• AutoResponder para WA: Es uno de los software más sencillos de usar, al permitirte configurar tus mensajes, crear catálogos de productos y generar etiquetas para clasificar tus conversaciones. Funciona con WhatsApp y WhatsApp Business. ¿Su punto débil? Solo funciona en sistemas Android.
• Messenger People: Es la herramienta ideal si, además de tus chats en WhatsApp, quieres automatizar otras plataformas de mensajería que use tu empresa, como Telegram, Instagram Messenger o Viber. Podrás tenerlas todas en una sola interfaz y te hará más sencillo el trabajo.
• Whaticket: Si quieres una interacción con la calidez y la agilidad como la harías tú, entonces este software es para ti. Te permite configurar flujos de conversación con la naturalidad de un diálogo entre humanos. Por supuesto, no faltarán los emojis, videos e imágenes para hacer más amena la interacción.

Cómo configurar o instalar un bot para WhatsApp para Android

Así de fácil podrás poner en funcionamiento tus bots de WhatsApp. Tus clientes y prospectos tendrán una respuesta oportuna siempre que la necesiten. Destaca entre tu competencia con el uso de herramientas tecnológicas de vanguardia, con estrategias de marketing inbound y una visión conversacional y de satisfacción al usuario.

Si gestionas tu cuenta en WhatsApp desde dispositivos Android, sigue los siguientes pasos para instalar tu chatbot sin inconvenientes. 

1. Encuentra una app: Descarga la app que mejor se adapte a tus necesidades empresariales. Además de las opciones que te mencionamos más arriba, puedes explorar en Google Play para encontrar alguna app gratis o de suscripción paga que resulte ideal para tu negocio. La mayoría de estas apps trabajan de forma similar.
2. Determina permisos para facilitar el acceso: Inicia sesión en la app que elegiste como extensión de WhatsApp. Te pedirán ciertos permisos para tener acceso a tu dispositivo, todo esto forma parte de los ajustes, activa las opciones que requieras, sigue los pasos y acepta una vez que todo esté listo.
3. Añade un bot: Añadir un bot es muy fácil, puedes hacerlo desde la opción menú agregando uno o todos los que necesites. Puedes incluir tantos chatbots como requieras y configurarlos individualmente según tus necesidades. 
4. Establece una conversación: Ingresa a la opción de normas de conversación: cómo saludar, los tipos de respuestas que puedes ofrecer y el tiempo en el que debe reaccionar ante un mensaje. Aquí te encontrarás con un par de opciones: Coincidencia exacta y de similitud. ¿Qué las diferencia? Si trabajas con coincidencia exacta, tu bot reaccionará si los mensajes de tus clientes contienen las palabras clave que elegiste al configurarlo. Para sortear esas limitaciones, puedes configurar tu robot con coincidencias de similitud, es decir, con palabras parecidas.

Beneficios de utilizar un bot para WhatsApp

Los chatbots para WhatsApp te permiten conectar más rápido y mejor con tu audiencia, generando conversaciones oportunas que direccionan el recorrido del comprador por un exitoso embudo que lo lleve a concretar su compra. Te dejamos algunos beneficios importantes a considerar si usas bots para WhatsApp en tu empresa:

Atención

La personalización de la atención al cliente es clave, de allí el éxito del bot de WhatsApp, ya que te permiten contar con atención exclusiva, personalizada e inmediata para ofrecer una experiencia satisfactoria en tiempos más rápidos en comparación con otros canales de asistencia al usuario.

Inmediatez y capacidad de respuestas

La rapidez y eficacia del bot para WhatsApp le aportan un plus a tu propuesta única de ventas, además de su disponibilidad 24/7 para ofrecer siempre una destacada atención al cliente. Tus clientes sentirán que siempre estás para ellos.

Ahorro en tiempo y dinero

La activación de un bot para WhatsApp facilita el trabajo de grandes nóminas de empleados, además del ahorro en los costos operacionales que esto ocasiona. Podrás estar presente en la vida de tus clientes de manera permanente, optimizando tus presupuestos, facilitando la conversión, incrementando tus ventas y aumentando la rentabilidad de tu negocio. 

Una data valiosa

La implementación de bots para WhatsApp te permitirá recolectar una data con información relevante de tus buyer personas. Conocer a tus prospectos y clientes es fundamental para direccionar de forma efectiva tus comunicaciones y brindar el soporte que el cliente/prospecto requiere. 

Máxima seguridad 

Ofrecer a tus clientes el resguardo y confidencialidad de su información es un aspecto muy bien valorado por las audiencias, además de generar sentido de pertenencia y confianza empresa-cliente. Afortunadamente, WhatsApp ofrece cifrado de extremo a extremo, garantizando las interacciones con los usuarios al proteger su información personal. 

Desventajas de utilizar un bot para WhatsApp

Aunque es una herramienta que cada día se perfecciona más, no está libre de limitaciones y riesgos. Si quieres ser un as en el uso de los chatbots, tienes que conocer sus desventajas para minimizar su posible impacto en tus estrategias de ventas.

Acá te presentamos una lista de esas limitaciones, para que blindes el contacto con tus clientes:

Este tipo de herramientas jamás sustituirá la interacción entre humanos: no importa si tus flujos de conversación son perfectos. En algún punto, tu bot remitirá un cliente a tu equipo de ventas. Así que no dejes de formar a tu personal en esas tareas.

Debes conocer muy bien los flujos de conversación de tus clientes: si no haces una caracterización adecuada, es poco probable que tus respuestas automatizadas te ayuden a cerrar ventas. 

Los chatbots deben usarse con cautela en servicios de atención primaria: las posibilidades de automatizar respuestas es bastante limitada si tu empresa pertenece al área médica, por ejemplo. 

Requieren soporte tecnológico e inversión: debes revisar periódicamente la operatividad del software que escojas, así como los dispositivos que usas para activar tu bot.

Si están mal configurados, puedes espantar clientes: al no responder a las demandas de los usuarios, o no remitir al personal de ventas a tiempo, disminuyes las posibilidades de convertir leads en clientes de tu marca.

Ejemplos de empresas que usan bots de WhatsApp

Hacer un pedido, solicitar una cita o pedir una dirección: todo eso puedes hacerlo a través del chatbot. Ahora, imagina el potencial que representa para millones de empresas en el mundo. Por eso, hoy podemos conseguir ejemplos que dejan el mejor saldo: marcas más eficientes y clientes felices. ¡Todos relajados y satisfechos!

¿Aún te quedan dudas? Entonces revisemos juntos la experiencia de 12 empresas e instituciones que ya incorporaron esta herramienta en sus canales de atención. 

#1 Avianca

Cuando planeamos nuestras vacaciones o debemos viajar de emergencia por avión, queremos resolver nuestras dudas y requerimientos volando, literalmente. Por eso, la aerolínea colombiana cuenta con Vianca, que puede atender en tres idiomas: español, inglés y portugués.

A través de este bot, puedes comprar boletos, conocer el estatus de tu vuelo, cambiarlo o cancelarlo, conocer requisitos de viaje para niños y niñas u obtener información para el traslado de mascotas.

#2 Samsung

Este coloso de la tecnología no podía quedarse atrás en la atención a sus clientes. Por eso, cuenta con un servicio de chatbot que atiende dudas y solicitudes sobre sus productos o servicios, que se ajustan a las condiciones de operatividad de los países en los que tiene presencia.

Podrás obtener soporte y asistencia técnica sobre smartphones, wearables, equipos de TV, electrodomésticos, tabletas, aplicaciones móviles, actualizaciones de software, entre otros.

#3 Abastible

Atender solicitudes de suministro o una visita técnica: esas son las tareas que procesa el chat de esta empresa chilena de gas licuado. Sus flujos de conversación se ajustan a las peticiones más usuales de los clientes.

Según la solicitud, despliega un menú de opciones que facilita en minutos solicitudes como compra de gas en cilindro o en tanque, así como cotizaciones. Es un gran paso si tomamos en cuenta que esta compañía abastece a tres millones de hogares.

Preguntas Frecuentes

¿Cuánto cuesta instalar un bot de WhatsApp?

Para conocer los precios de un bot de WhatsApp solo debes revisar la oferta de plataformas que ofrecen este servicio para Android y también para iOS, según le convenga a tu modelo de negocio.

Recuerda, además, la inversión que debes hacer en los equipos que trabajarán con tu chatbot y la actualización constante de esta herramienta.

¿En cuánto tiempo un bot debe darle respuesta a un cliente?

Sí conversas directamente con alguien y se tarda en responder, puedes sentir que no está interesado en escucharte. Si eso es detestable entre humanos, imagínate con un bot.

Por eso, procura que el tiempo de respuesta sea el menor posible para no perder clientes, especialmente si te propones brindar un servicio 24/7. 

Si por alguna razón no puedes dar respuesta inmediata, indica los horarios en los que pueden contactarte. No obstante, lo ideal es dar atención continua, una función que debe cumplir a cabalidad cualquier chatbot.

¿Cómo funcionan las políticas de privacidad?

Cuando envías datos para cerrar una compra y adquirir un servicio, la seguridad de los datos que aportas es clave para ti. Al igual que tú, tus potenciales clientes buscan lo mismo, y eso puedes garantizarlo con un bot de WhatsApp.

Esta plataforma ya trabaja con cifrado de extremo a extremo, pero tú puedes blindar aún más la comunicación con otras herramientas: ofreciéndole a tu usuario la posibilidad de aceptar o no tus políticas de privacidad, limitando el acceso a la data que se obtiene en las interacciones o restringiendo la cantidad de datos que solicitas. 

¿Puedo usar métricas para medir el rendimiento de un chatbot?

Definitivamente, sí. Puedes medir su efectividad en la atención al cliente, en tus estrategias de marketing y en el impacto sobre tu recurso humano.

Con estas métricas, verás la efectividad de tu bot en la conversión de tus ventas y en la atención del volumen de preguntas de los usuarios. Así afinarás tus estrategias de marketing conversacional.

¿Cómo ayudo al chatbot para que tenga conversaciones efectivas?

Podrías pensar que con la IA eso está resuelto, pero no es lo único que tienes a tu alcance. Puedes mejorar los flujos de conversación diseñando guiones para las interacciones más frecuentes.

Cuando diseñas esas conversaciones, les das naturalidad, coherencia y fluidez. ¿Sabes qué es lo mejor? Creas la ruta más efectiva para que tus clientes sean satisfechos.

¿Mi marca puede trabajar sin necesidad de un bot para WhatsApp?

Eso dependerá de dos factores: los deseos de crecimiento de tu marca y la continua expansión de la tecnología en nuestras vidas.

Si quieres ver crecer la demanda de tus servicios y productos, indudablemente los chatbots son herramientas prioritarias. Vamos a verlo de esta forma: mientras más clientes tengas, más importante es la atención que ofrezcas. Si tienes un aliado para sistematizar gran parte de esa atención, será más sencillo

Existe Bot de WhatsApp para IPHONE

Aunque cuesta un poco conseguir aplicaciones, sí es posible activar un chatbot desde este dispositivo. En el mercado del software es cada vez más común conseguir programas que funcionan tanto en Android como en iOS.

Si ya estás listo para activar tu chat en un teléfono inteligente de iPhone, comienza descargando tu WhatsApp Business. Si buscas automatizar respuestas en iOS tendrás una guía permanente para lograr su configuración.

Toma en cuenta, además, esta consideración: es indispensable que establezcas tu perfil de negocios con un número diferente al del perfil de WhatsApp, si es el mismo te desconectará y podrás usarlo solo para WhatsApp Business.

Con esta herramienta ya puedes crear mensajes automáticos y respuestas guardadas.

Otros datos de interés 

1. El mensaje de bienvenida aparecerá solamente cuando el cliente o prospecto interactúe por primera vez con tu negocio.
2. Podrás activar o restringir mensajes cada vez que sea necesario.
3. Las respuestas inmediatas puedes programarlas, editarlas y eliminarlas para configurar nuevas cuando así lo requieras.

Bot de WhatsApp para grupos de WhatsApp

Si administras grupos de WhatsApp para mantener tus clientes fidelizados, también puedes manejarlos con un bot. Todo dependerá de la configuración que tenga y el propósito que buscas, especialmente si quieres difundir mensajes promocionales.

Si en el grupo solo escriben los administradores, puedes usar tu bot para lanzar mensajes automáticos y recordatorios de tus eventos. Ahora, si los miembros del grupo pueden interactuar, puedes programar tu robot para que envíe respuestas específicas ante reacciones de aprobación y lograr algún grado de interacción.

¿Necesitas también enviar mensajes a varios grupos? Puedes programar tu bot para esa tarea, que te ahorrará tiempo en la atención de estas plataformas de interacción.

¿Existen chatbots online automático GRATIS o FREE?

Puedes conseguir aplicaciones gratuitas para crear un chatbot totalmente gratis. Si tu empresa es pequeña o apenas estás comenzando a desarrollar tu marca, puede ser una buena acción para ayudarte en la gestión de solicitudes o pedidos. 

¿Esas no son tus aspiraciones? ¿Quieres más? Entonces prepara tu presupuesto y busca un programa pago. Usualmente, estas apps ofrecen más posibilidades para diseñar y programar tu bot, así como asesoría. Sentirás que es tan natural que verás a tu bot como un humano más.

Muchos de estos programas ofrecen un demo gratuito, para que pruebes si se ajustan a tus necesidades, y planes con distinto costo. Incluso, pueden ofrecerte un plan personalizado. ¿Deseas explorar? Sigue leyendo.

¿Quieres activar chatbots para WhatsApp en tu empresa para optimizar tu servicio de atención al cliente? 

En Whaticket te estamos esperando para brindarte un hub de herramientas de atención al cliente a través de chatbots WhatsApp, sistema multiagente, software multicanal, base de datos y monitoreo de chats en tiempo real. Herramientas que transformarán la forma de relacionarte con tus prospectos y clientes a través de chatbots de WhatsApp y muchas más opciones para impulsar tu negocio.

Con Whaticket podrás configurar tu chatbot sin tantas complicaciones: es un sistema intuitivo con el que te sentirás cómodo prácticamente desde que lo comiences a usar.

Autor: Juan Luis